Hinweisgeberstelle

Was ist Whistleblowing?

Whistleblowing liegt vor, wenn ein Hinweisgeber (sog. Whistleblower) eine vielleicht rechtswidrige Handlung innerhalb eines Unternehmens meldet. Diese Meldung kann intern oder extern abgegeben werden.

Whistleblowing – nur in großen Unternehmen?

Missstände und Straftaten gibt es nicht nur in großen Unternehmen. Steuerhinterziehung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Bestechung, Korruption, Kartellabsprachen oder z.B. sexuelle Belästigung kommen in Unternehmen aller Größenordnungen vor. Bislang konnten sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur an Vorgesetzte wenden oder an die Öffentlichkeit gehen. Deutschland hat die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie nun umfassend umgesetzt. Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen vom 31.05.2023 gilt ab 02.07.2023. Diese Pflichten können Sie durch die Ecovis-Hinweisgeberstelle erfüllen. Wir unterbreiten Ihnen ein attraktives Angebot.

Beispiel für die Einrichtung einer Hinweisgeberstelle

Die Firma ds elektrotherm GmbH aus Landshut kommt der gesetzlichen Verpflichtung zur Einrichtung einer Hinweisgebermeldestelle bereits nach und verwendet hierfür das von Ecovis entwickelte Tool. Mitarbeitende können jederzeit anonym Hinweise über die eigene Website abgeben.

Was bedeutet das für mein Unternehmen?

Was ist für private Unternehmen zu tun?

• Unternehmen ab 250 Beschäftigte benötigen ab dem 02.07.2023 eine unabhängige und fachkundige interne Meldestelle.
• Unternehmen zwischen 50 bis 249 Beschäftigte benötigen spätestens ab dem 17.12.2023 eine Meldestelle.
• Die Beschäftigten müssen in einfacher Sprache über die Möglichkeiten der Nutzung eines internen und externen Meldekanals informiert werden.
• Die Meldungen müssen in mündlicher Form, z.B. telefonisch, oder in Textform ermöglicht werden. Auf Bitte der hinweisgebenden Person muss auch eine persönliche Meldung oder eine Videokonferenz möglich sein.
• Es muss keine anonyme Meldung möglich sein.
• Sodann muss ein gesetzlicher Pflichtenkatalog von der Meldestelle befolgt werden: der Eingangsbestätigung an den Hinweisgebenden innerhalb einer Frist, Aufklärung des Sachverhaltes, Ergreifung von Folgemaßnahmen und Dokumentationspflichten sind nun geregelt.
• Die interne Meldestelle muss umfassende Befugnisse haben, um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Wie funktioniert ein Hinweisgeberschutzsystem?

Ein Whistleblower oder eine Whistleblowerin in Deutschland soll schriftlich, mündlich oder persönlich eine Meldung über einen Gesetzesverstoß abgeben können. Unternehmer müssen dann die Identität des Meldenden oder der Meldenden vertraulich behandeln und ihm bestätigen, dass der Hinweis angekommen ist. Sodann muss eine Bewertung der Meldung erfolgen. Bei Bedarf müssen geeignete Folgemaßnahmen zur weiteren Aufklärung der Meldung oder zur Abschaffung des gesetzeswidrigen Zustands ergriffen werden. An diese Vorgaben muss sich das Unternehmen halten, um ebenfalls, z.B. bei Falschmeldungen, vom Schutz des Gesetzes zu profitieren.
Die schriftliche Meldung kann z.B. komfortabel über ein webbasiertes Tool in Ihrem Intranet erfolgen. Auf Wunsch kann der Hinweis anonym abgegeben werden, auch wenn dies keine zwingende Vorgabe des Gesetzes mehr ist.
Studien haben gezeigt, dass dies eine sehr effektive Art ist, interne Meldungen entgegenzunehmen. Daher hat Ecovis ein Tool entwickelt, um Sie hier gesetzeskonform und gezielt unterstützen zu können, ohne den notwendigen Rahmen zu sprengen.

Welche Vorteile habe ich durch die Einrichtung der Ecovis-Hinweisgeberstelle?

Sie bekommen dadurch immer die Chance, einem Hinweis zunächst intern nachzugehen und diesen aufzuklären, bevor sich z.B. die Staatsanwaltschaft im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens damit beschäftigt. So haben Sie vielleicht noch genügend Zeit zur Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige. Auch Durchsuchungen der Ermittlungsbehörden bei Ihnen vor Ort können so unter Umständen verhindert werden.
Bei haltlosen Hinweisen können schwere Imageschäden auf diese Weise vermieden werden.
Die Installation einer Software ist nicht nötig, das System ist schnell und unkompliziert einsatzbereit.

Bußgelder vermeiden

Unternehmen, die nicht fristgerecht eine geeignete Meldestelle einrichten, müssen mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro rechnen.

Aber auch Hinweisgebende, die wissentlich unrichtige Meldungen abgeben, können mit einem Bußgeld in dieser Höhe belangt werden. Das neue Gesetz schützt also nicht nur Hinweisgebende, sondern auch die Unternehmen.

Wichtig ist auch: Soweit ein Unternehmen auch nur versucht, Mitarbeitende an einer Meldung zu hindern, oder die eingehende Meldung nicht vertraulich behandelt, so kann dies mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Eine frühzeitige Beschäftigung mit dem neuen Gesetz und die korrekte Umsetzung kann dies vermeiden. Hierbei unterstützen wir Sie gerne.

Diese Leistungen können wir übernehmen:

1. Bedarfsprüfung/Bestandsaufnahme
2. Einrichtung der Meldestelle
3. Übernahme der Funktion der internen Meldestelle per Online-Tool, E-Mail, Telefon, persönlich oder auch per Brief
4. Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen
5. Ständiger Ansprechpartner für die Hinweisgeber und Hinweisgeberinnen
6. Schulung der zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und bei Bedarf auch aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
7. Erstellen eines Jahresberichts mit Nutzungsstatistik
8. Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung v.a. im Hinblick auf sämtliche in Frage kommenden Straftatbestände durch erfahrene Strafverteidigerinnen und Strafverteidiger
9. Interne Ermittlungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
10. Massenhafte Auswertung von Daten durch erfahrene Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüferinnen
11. Rückmeldung nach drei Monaten an den Hinweisgeber
12. Abschluss des Verfahrens mit Dokumentation und Bericht an die Geschäftsführung
13. Soweit notwendig: Abgabe an die Ermittlungsbehörden und Ansprechpartner für Rückfragen dieser
14. Kontakt zu Individualverteidigern und Individualverteidigerinnen und Unternehmensverteidigerinnen und Unternehmensverteidigern
15. Strafrechtliche sowie arbeits- und zivilrechtliche Folgemaßnahmen bei wissentlich oder grob fahrlässigen Falschmeldungen
16. Check und Aktualisierung vorhandener Compliance-Systeme bzw. Implementierung notwendiger Maßnahmen nach Bekanntwerden von Vorfällen

• Datenschutzerklärung Hinweisgebertool
• Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der DSGVO für Hinweisgeber im Hinweisgebersystem