Bayern prüft Verfahrensdokumentation

Das Finanzamt München fordert nun in seinen Anordnungen für Außenprüfungen die Steuerpflichtigen explizit dazu auf, zu Beginn der Betriebsprüfung die detaillierte Verfahrensdokumentation gem. BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Randziffern 151 ff., aktuell und historisch, vorzuhalten. Hierzu gehören auch die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS), die Beschreibung des Dokumentenmanagement-systems (DMS), bei Vorhandensein einer EDV im Haus die Dokumentationsunterlagen zum EDV System sowie die Stammdatenübersichten mit Änderungen, Funktionsplänen, Verarbeitungs- und Fehlerprotokollen. Eine beispielhafte Prüfungsanordnung wurde uns geschwärzt zur Verfügung gestellt.

Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Vorgaben sind bereits seit Anfang 2015 in Kraft.

Steuerstrafverfahren möglich

Sollte die geforderte Verfahrensdokumentation zu Prüfungsbeginn nicht vorliegen, verstößt der Steuerpflichtige gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Dies gilt auch, wenn die Verfahrensdokumentation komplett fehlt. Nur soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. In allen übrigen Fällen liegt ein solcher Mangel vor, der auch zu Zuschätzungen, Nachkalkulation oder sonstigen steuerlichen Folgen, bis hin zu der Einleitung von Steuerstrafverfahren führen kann. (siehe 10.1., hier: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (bundesfinanzministerium.de))

Verfahrensdokumentation oder Tax Compliance?

Aus unserer Sicht steht zu erwarten, dass die Verfahrensdokumentation nun standardmäßig von den Betriebsprüfern in Bayern angefordert wird. Sie sollten also auf diese Anfrage vorbereitet sein, um einen reibungslosen Ablauf der Betriebsprüfung zu ermöglichen. Eine Verfahrensdokumentation ist kein Hexenwerk, sollte jedoch nicht erst mit der Prüfungsanordnung in Angriff genommen werden. Weitere Informationen finden Sie hier. Falls Sie schon über eine Verfahrensdokumentation verfügen, so können wir diese gerne überprüfen und zu einem Tax Compliance Management System erweitern (Tax Compliance und innerbetriebliche Kontrollsysteme – Ecovis Wirtschaftsstrafrecht und Steuerstrafrecht).

Unser e-Seminar „Betriebsprüfung, Kassenprüfung und strafrechtliche Folgen“ – YouTube für einen ersten Überblick finden Sie hier.

Wir begleiten Betriebsprüfungen und verteidigen Sie in Strafverfahren

Wir unterstützen Sie und Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater in komplizierten Betriebsprüfungen und verteidigen Sie in Verfahren wegen des Verdachts der Steuerhinterziehung.