Handlungsfähigkeit im Ernstfall: Warum Unternehmer einen „Notfallordner“ brauchen

Als Unternehmerin und Unternehmer trägt man eine große Verantwortung und muss stets auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet sein. Denn Krankheiten und Unfälle sind leider nicht kalkulierbar. Damit das Unternehmen in kritischen Situationen handlungsfähig bleibt, ist es wichtig, wichtige Unterlagen und Dokumente immer griffbereit zu haben. Ein Notfallordner, auch Notfallakte genannt, kann dabei eine große Hilfe sein und gibt Sicherheit in unvorhersehbaren Situationen. Welche Dokumente unbedingt in den Notfallordner gehören, weiß Unternehmensberater Alexander Waschinger.

Die Bedeutung des Notfallordners für Unternehmen

Als Unternehmerin und Unternehmer ist es wichtig, auf alle möglichen Szenarien vorbereitet zu sein. Ein Notfallordner kann dabei eine wichtige Rolle spielen, da er hilft, im Notfall schnell und effektiv handeln zu können. Insbesondere wenn der Betrieb stark von einer Person abhängig ist, sollte ein Notfallordner mit allen wichtigen Informationen und Dokumenten vorhanden sein. Dazu gehören beispielsweise Dokumente wie Verträge, Versicherungspolicen, Bankunterlagen und wichtige Arbeitsabläufe. Auch die Vertretung und Fortführung der Geschäfte im Notfall muss geklärt sein.

Ein Notfallordner bietet somit nicht nur Sicherheit und Schutz, sondern ermöglicht auch eine schnelle und gezielte Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse. Wichtig ist jedoch, dass der Notfallordner regelmäßig aktualisiert und überprüft wird, um im Ernstfall wirksam zu sein.

Was muss in einen Notfallordner?

Ein Notfallordner für Unternehmen sollte alle wichtigen Informationen und Dokumente enthalten, die im Ernstfall benötigt werden. Wichtige Bestandteile sind unter anderem:

• Notwendige Handlungsanweisungen und Vollmachten, um im Notfall schnell und effektiv handeln zu können.
• Zugriff auf wichtige Dokumente wie Gesellschaftsvertrag, Businessplan, Organigramm, Versicherungspolicen und Vermögensaufstellung.
• Verbindlichkeiten des Unternehmens wie Kredit-, Leasing- und Mietverträge, Liefer- und Abnahmeverträge, Lohn- und Arbeitsverträge sowie Lastschriften für laufende Kosten.
• Wichtige Daten wie Zugangscodes, Passwörter, Adressen, Testamente, Erbverträge und Nachfolgeregelungen für die Geschäftsführung.

All diese Informationen sind entscheidend, um im Ernstfall schnell und effektiv handeln, den Betrieb aufrechterhalten und Schäden minimieren zu können. Ein gut organisierter Notfallordner kann dabei helfen und sollte regelmäßig aktualisiert und überprüft werden, um im Notfall wirksam zu sein.

Vorteile eines Notfallordners

Ein Notfallordner ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenssicherung. Er sichert die Handlungsfähigkeit des Unternehmens, schützt vor Existenz- und Vermögensrisiken, sichert Arbeitsplätze und schafft Transparenz für Entscheidungen. „Unternehmen sollten sich daher ernsthaft mit der Erstellung eines Notfallordners auseinandersetzen und diesen auch regelmäßig aktualisieren und überprüfen“, empfiehlt Waschinger.

Idealerweise sollten dann alle relevanten Personen Kenntnis von dem Notfallordner haben. Dazu gehören beispielsweise der/die Unternehmer:in selbst, die Vertretungsperson(en), Familienmitglieder, die engsten Mitarbeiter:innen oder auch der Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Sind Sie auf den Notfall vorbereitet? Unsere Unternehmensberater helfen Ihnen bei der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen und beraten Sie über die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen relevanten Informationen. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

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