Datenschutz: Kopieren von Personalausweisen verstößt gegen DSGVO

Die Kopie des Personalausweises dient häufig Behörden und Geschäftspartnern:innen als Möglichkeit der Identifizierung. Daher wird im Geschäftsleben häufig eine Kopie des Personalausweises gefordert oder angefertigt. Dabei wird der Datenschutz oft vernachlässigt. Datenschutzexperte Andreas Steinberger kennt die Details, wann eine Ausweiskopie zulässig ist und wann nicht.

Sind Ausweiskopien erlaubt?

Die Anfertigung von Ausweiskopien war in Deutschland bis zum Inkrafttreten des Personalausweisgesetzes (PAuswG) im Jahr 2010 gesetzlich verboten. Seitdem steht es dem Ausweisinhaber frei, selbst eine Kopie seines Personalausweises anzufertigen. Es besteht jedoch grundsätzlich keine Verpflichtung, Dritten eine Kopie des Personalausweises zur Verfügung zu stellen.

Auch dies ist nach § 20 Abs. 2 PAuswG nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Ausweisinhabers zulässig. Zudem muss die Ausweiskopie eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Darüber hinaus ist die Weitergabe der Ausweiskopie an Dritte – außer durch den Ausweisinhaber selbst – nicht zulässig. Personen innerhalb derselben Organisation (z.B. Behörden, Banken) gelten jedoch nicht als Dritte. Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzrechts über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bleiben unberührt.

Personalausweis und Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) brachte jedoch strengere Regeln für die Speicherung persönlicher Daten. Gemäß Artikel 5, Absatz 1 (c und e) DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden, wenn:

• dies dem Zweck angemessen und
• auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt ist,
• nicht länger als erforderlich gespeichert werden,
• sowie sind Sie nach Zweckerfüllung unverzüglich zu löschen.

„Vor dem Hintergrund des Grundsatzes der Datenminimierung muss sich ein Unternehmen immer fragen, ob eine Ausweiskopie wirklich notwendig ist“, betont Steinberger. Denn oft ist es nicht sinnvoll, alle Daten des Personalausweises zu speichern.

Recht auf Schwärzung nicht benötigter Daten

Aus dem Grundsatz der Datenminimierung folgt auch, dass Ausweisdaten, die nicht zur Identifikation benötigt werden, auf der Kopie zu schwärzen sind. „Die Ausweisinhaberinnen und Ausweisinhaber sind in jedem Fall auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen“, so Andreas Steinberger.

Durch die Schwärzung kann auch einem Missbrauch, zum Beispiel durch Identitätsdiebstahl, entgegengewirkt werden. Dies gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangsnummer sowie die Dokumentennummer, sofern nicht gesetzliche Regelungen wie das Geldwäschegesetz diese Angaben erfordern.

Wer ist trotz DSGVO berechtigt, eine Ausweiskopie zu fordern?

• Finanzdienstleistungen: Bei Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten, Versicherungsunternehmen, Steuerberatern, Immobilienmaklern und Güterhändlern sind Ausweiskopien zur Identifizierung von Personen zulässig. Nach § 8 Abs. 2 GWG (Geldwäschegesetz) ist die Identifizierung der an einer Transaktion Beteiligten sogar zwingend vorgeschrieben.
• Telekommunikationsdienstleister: Telekommunikationsanbieter dürfen gemäß § 172 Abs. 2 TKG (Telekommunikationsgesetz seit 1. Dezember 2021) Personalausweise kopieren. Sie müssen die Kopie jedoch unverzüglich vernichten, wenn sie die für den Vertragsschluss erforderlichen Daten festgestellt haben.
• Verkäufer/Händler:Bei Rechtsgeschäften des täglichen Lebens und bei Handelsgeschäften darf die andere Vertragspartei Daten aus dem Personalausweis entnehmen und notieren, soweit dies für das Vertragsverhältnis erforderlich ist.
• Hoteliers:Gemäß § 30 Abs. 1 BMG (Bundesmeldegesetz) sind Hoteliers verpflichtet, die Daten der beherbergten Personen in einem Meldeschein zu dokumentieren. Nach allgemeiner Auffassung enthält diese Vorschrift keine Rechtsgrundlage für das Verlangen der Vorlage eines Personalausweises.
• Güterkraftverkehr: Im Güterkraftverkehr ist der Auftraggeber eines Fracht- oder Speditionsvertrages gemäß § 7 c GüKG berechtigt, sich durch Vorlage des Personalausweises von der Identität, der Staatsangehörigkeit und der Gültigkeitsdauer zu überzeugen. Diese Angaben dürfen auch notiert werden, eine Kopie des Ausweises ist jedoch nicht zulässig.

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