GoBD-Verfahrensdokumentation: Perfekt vorbereitet in die Betriebsprüfung

Seit dem 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Sie legen fest, wie Unternehmen ihre Finanzbuchhaltung führen und aufbewahren müssen, um eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten und sind für alle steuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend. Unternehmensberater Erich Daxberger kennt die Details.

Eine wichtige Voraussetzung für die Einhaltung der GoBD ist eine umfassende und detaillierte Verfahrensdokumentation. Nach den GoBD müssen alle im Unternehmen elektronisch erzeugten Dokumente zwingend elektronisch archiviert und entsprechend dokumentiert werden. Darüber hinaus benötigen bargeldintensive Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.

Wozu brauche ich eine Verfahrensdokumentation?

Eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation ist wichtig, um im Falle einer Betriebsprüfung nachweisen zu können, dass die Finanzbuchhaltung ordnungsgemäß und nachvollziehbar geführt wurde. Die Prüfer werden die Dokumentation genau unter die Lupe nehmen und prüfen, ob alle Vorschriften eingehalten wurden. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unzureichend, kann die Buchführung verworfen werden. Die Prüfer sind in diesem Fall berechtigt, Schätzungen vorzunehmen oder steuerliche Sanktionen zu verhängen.

Vorteile der Verfahrensdokumentation

• Ihre Papierbelege müssen nicht mehr 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Sie können sie vernichten, wenn Sie stattdessen scannen.
• Die Effizienz in Ihrem Unternehmen kann durch die Beschreibung und Anpassung von Geschäftsprozessen gesteigert werden.
• Sicherheitslücken im System können durch geordnete Strukturen minimiert werden, was zu einer erhöhten Sicherheit im Unternehmen führt.

Inhalte der Verfahrensdokumentation

In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Komponenten:

• Allgemeine Beschreibung
• Anwenderdokumentation
• technische Systemdokumentation
• Betriebsdokumentation
• Internes Kontrollsystem (IKS)

Ein Exemplarisches Inhaltsverzeichnis einer GoBD-Verfahrensdokumentation finden Sie hier: Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (ecovis.com)

Unternehmen sollten daher ihre Verfahrensdokumentation regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um auf eine Betriebsprüfung optimal vorbereitet zu sein. Dazu gehört auch die Dokumentation von Änderungen der Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Wichtig ist auch, dass die Verfahrensdokumentation für alle mit der Finanzbuchhaltung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leicht verständlich und zugänglich ist.

Sie brauchen Unterstützung bei der rechtzeitigen Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation? Unsere Unternehmensberater helfen Ihnen gerne. Schreiben Sie uns per Kontaktformular.

Das könnte Sie ebenfalls interessieren: Wer haftet im Unternehmen bei einem DSGVO-Verstoß? (ecovis.com)