E-Rechnung ab 2025: BMF konkretisiert Anforderungen und Übergangsregeln

Mit einem umfassenden Schreiben hat das Bundesfinanzministerium (BMF) nun wichtige Details zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung ab 2025 konkretisiert. Das lang erwartete Dokument liefert zentrale Klarstellungen für Unternehmen zur praktischen Umsetzung der E-Rechnung. Die wichtigsten Punkte im Überblick.

Kernpunkte der neuen Regelung

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) verpflichtend. Eine E-Rechnung liegt dabei nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine PDF-Datei oder einfache E-Mail mit Rechnungsangaben erfüllt diese Anforderungen nicht mehr.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht gilt für alle Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Das BMF stellt klar: Ein Unternehmer gilt als inländisch, wenn er seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerrechtliche Betriebsstätte in Deutschland hat. Die Regelung betrifft auch:

• Kleinunternehmer
• Land- und forstwirtschaftliche Betriebe
• Unternehmer mit Differenzbesteuerung
• Reiseleistungen nach § 25 UStG

Ausnahmen von der Pflicht

Nicht verpflichtend ist die E-Rechnung bei:

• Rechnungen an Privatpersonen
• Umsätzen mit ausländischen Unternehmern
• Steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8-29 UStG
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweisen

Technische Anforderungen

Das BMF akzeptiert verschiedene Formate für E-Rechnungen:

• XRechnung
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL)
• Andere europäische Formate wie Factur-X oder Peppol-BIS Billing
• Zwischen den Parteien vereinbarte Formate, sofern sie bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen

Übergangsregelungen großzügig gestaltet

Das BMF hat mehrere Übergangsfristen nochmals bestätigt:

• Bis Ende 2026 können alle Unternehmen noch herkömmliche Rechnungen ausstellen
• Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro erhalten bis Ende 2027 Aufschub
• EDI-Verfahren dürfen ebenfalls bis Ende 2027 weiterverwendet werden

Empfang von E-Rechnungen

Ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Hierfür reicht zunächst die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs. Alternative Übermittlungswege können zwischen den Parteien vereinbart werden.

Vorsteuerabzug und Übergangszeit

Das BMF zeigt sich bei der Handhabung des Vorsteuerabzugs während der Übergangszeit kulant: Wird eine Rechnung im falschen Format ausgestellt, soll der Vorsteuerabzug nicht allein daran scheitern, sofern der Empfänger davon ausgehen konnte, dass der Aussteller die Übergangsregelung in Anspruch nehmen durfte.

Handlungsbedarf

Die Zeit drängt. Bis zur verpflichtenden E-Rechnung bleiben nur noch wenige Monate. Unternehmen sollten jetzt handeln und die verbleibende Zeit bis 2025 nutzen, um ihre Prozesse anzupassen. Weiterführende Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie in unserem ausführlichen Ratgeber.

Sie haben Fragen zur Umstellung auf E-Rechnungen? Unsere Experten unterstützen Sie bei der praktischen Umsetzung. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

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