Die Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt: Was Unternehmen wissen müssen

Ab Herbst 2024 wird für alle Unternehmen und Freiberufler in Deutschland eine neue Identifikationsnummer eingeführt – die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Die bundeseinheitliche Kennung soll Verwaltungsprozesse vereinfachen und die Datenkonsistenz erhöhen. Andreas Bachmeier fasst die wichtigsten Eckpunkte zur bevorstehenden Einführung zusammen.

Wer bekommt eine W-IdNr.?

Die neue W-IdNr. erhalten sämtliche natürliche und juristische Personen, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind. Das betrifft Unternehmen aller Rechtsformen, Einzelunternehmer, Freiberufler und ähnliche Gewerbetreibende. Wer mehreren unterschiedlichen wirtschaftlichen Tätigkeiten nachgeht, dem werden entsprechend mehrere separate W-IdNrn. zugeteilt.

Die Nummer bleibt unabhängig von Änderungen des Wohnortes, Familienstand oder ähnlichem bestehen und gilt für die gesamte Zeit der wirtschaftlichen Tätigkeit.

Stufenweise Vergabe ohne Antrag

Die Vergabe der W-IdNrn. erfolgt zentral durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Anforderung der jeweils zuständigen Finanzbehörde. Ein separater Antrag durch die Unternehmen ist nicht notwendig. Die Vergabe erfolgt in mehreren Stufen:

• Unternehmen mit bestehender Umsatzsteuer-ID werden per öffentlicher Mitteilung im Bundessteuerblatt informiert, dass ihre W-IdNr. ab dem 03. Dezember 2024 der Umsatzsteuer-ID entspricht.
• Wirtschaftlich Tätige ohne Umsatzsteuer-ID, die umsatzsteuerlich erfasst sind oder als Kleinunternehmer gelten, erhalten ab dem 1. Dezember 2024 eine W-IdNr., sofern sie oder ihr Bevollmächtigter ein ELSTER-Benutzerkonto haben.
• Alle übrigen wirtschaftlich Tätigen bekommen ab dem 1. Juli 2025 eine W-IdNr. zugeteilt.

Aufbau der W-IdNr.

Die W-IdNr. setzt sich aus dem Kürzel „DE“ für Deutschland sowie neun Ziffern und einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal zusammen, z.B. „DE976853412-00001″. Das Unterscheidungsmerkmal beginnt mit 00001 und dient der Zuordnung zu einzelnen Betrieben, Betriebsstätten oder Tätigkeitsfeldern eines Unternehmens.

Wichtig: Die W-IdNr. ersetzt keine bestehenden Nummern, sondern existiert zusätzlich neben Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und Identifikationsnummer.

Neue Impressumspflicht

Mit der Einführung der W-IdNr. ergeben sich auch Änderungen für die Impressumspflicht:

• Unternehmen ohne Umsatzsteuer-ID müssen ihre W-IdNr. zwingend mit Vergabe der Nummer im Impressum angeben.
• Unternehmen mit Umsatzsteuer-ID müssen mindestens eine der beiden Nummern (Umsatzsteuer-ID oder W-IdNr.) im Impressum aufführen.
• Die Angabe der W-IdNr. ist freiwillig, wenn bereits die Umsatzsteuer-ID im Impressum angegeben ist.

Anwendungsbereiche der W-IdNr.

Die W-IdNr. wird primär für das Besteuerungsverfahren genutzt, findet aber auch im neuen Unternehmensbasisdatenregister Anwendung. Dieses soll eine zentrale Datendrehscheibe für behördenübergreifende Unternehmensstammdaten bilden.

Durch die einheitliche W-IdNr. müssen Unternehmen ihre Stammdaten künftig nur noch einmal melden. Mehrfachmeldungen an verschiedene Register werden überflüssig (Once-Only-Prinzip). Auch der Datenaustausch zwischen Behörden soll so deutlich erleichtert werden.

Registerführung und Stammdatenübermittlung

Die W-IdNr. stellt die Grundlage für die Identifikation im Unternehmensbasisdatenregister dar. Das Statistische Bundesamt wird als registerführende Stelle fungieren. Die Erstbefüllung mit Stammdaten erfolgt über das BZSt. Dieses ist auch für die kontinuierliche Datenaktualisierung verantwortlich.

Mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer steht eine vielversprechende Vereinfachung für Unternehmen und Verwaltungen bevor. Durch die zentrale Stammdatenhaltung wird ein effizienterer Datenaustausch und weniger Bürokratie möglich. An der neuen W-IdNr. führt für die betroffenen Unternehmen jedoch kein Weg vorbei.

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