Aufbewahrungsfristen für Bewerbungen: Datenschutz beachten

Ob per E-Mail, über eine Bewerbungsplattform oder ganz klassisch auf dem Postweg: Bewerbungen von potenziellen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erreichen Unternehmen auf den unterschiedlichsten Wegen. Dabei müssen Unternehmen sicherstellen, dass diese Bewerbungen datenschutzkonform verwaltet und bearbeitet werden. Doch was bedeutet das genau und welche Aufbewahrungsfristen sind zu beachten? Datenschutzexperte Alexander Waschinger klärt auf.

Datenschutzrechtliche Grundsätze

Bewerbungsunterlagen enthalten eine Vielzahl an personenbezogenen Daten und fallen daher in den Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das Gesetz sieht jedoch keine konkreten Fristen für die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen in Unternehmen der Privatwirtschaft vor.

Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1, Abs. 8 S. 2 BDSG dient lediglich als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens. Das heißt, es sind die allgemeinen Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung zu beachten. Das bedeutet, dass Unternehmen nur die personenbezogenen Daten der Bewerberinnen und Bewerber erheben dürfen, die für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind, und diese Daten unverzüglich löschen müssen, sobald ihre Speicherung für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich ist. Dies ist insbesondere der Fall bei abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber und bei Bewerbende, die ihre Bewerbung zurückgezogen haben.

Aufbewahrungspflicht für abgelehnte Bewerber

Die Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerbende sollten jedoch nicht sofort gelöscht werden. Denn im Falle einer Diskriminierung bei der Auswahlentscheidung kann dem Bewerbenden ein Anspruch auf Schadensersatz oder Entschädigung zustehen. Der Verantwortliche muss die Bewerbungsunterlagen daher in der Regel bis zum Ablauf der Frist für eine eventuelle Klage aufbewahren, um im Falle einer Anfechtung der Entscheidung Beweise vorlegen zu können.

Nach § 61 b Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 Abs. 4 AGG dürfen abgelehnte Bewerbungsunterlagen bis zu drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt werden. Eine längere Aufbewahrung ist datenschutzrechtlich nicht zulässig. Wird innerhalb dieser Frist keine Klage erhoben, sind die Unterlagen gemäß Art. 17 DSGVO zu löschen.

Die Löschungsfrist gilt jedoch nicht, wenn der Bewerbende einer längeren Aufbewahrung seiner Daten zugestimmt hat, z. B. wenn der Arbeitgebende die Daten des Bewerbenden für eine eventuell später zu besetzende Stelle aufbewahren möchte.

Zurückgezogene Bewerbungen

Zieht der Bewerbende seine Bewerbung selbst zurück, weil er eine andere Stelle gefunden hat oder ähnliches, ist dies in der Regel mit einem Antrag auf Löschung der Daten verbunden. Gemäß Art. 17 DSGVO ist dieser Bitte unverzüglich nachzukommen, auch ohne explizite Aufforderung des Bewerbenden. Da Ansprüche wegen Benachteiligung nicht zu befürchten sind, ist eine Aufbewahrung auch unter diesem Gesichtspunkt nicht erforderlich.

Wichtig ist, dass Unternehmen die Aufbewahrungsfristen einhalten, um datenschutzrechtliche Verstöße zu vermeiden. Eine nicht gesetzeskonforme Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen kann mit hohen Bußgeldern geahndet werden. Im schlimmsten Fall können Unternehmen von den Betroffenen auch auf Schadensersatz verklagt werden (siehe hier). Es empfiehlt sich daher, bei Unsicherheiten einen zertifizierten Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen, um mögliche Risiken zu minimieren.

Sie haben Fragen zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen? Unsere Unternehmensberater und zertifizierten Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen zur Seite. Schreiben Sie uns per Kontaktformular oder an datenschutz-ub@ecovis.com.

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