E-Rechnungspflicht ab 2025: Alles, was Sie wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Diese Regelung betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. Für einen reibungslosen Übergang sollten sich Betriebe frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und notwendige Anpassungen vornehmen. Andreas Bachmeier erklärt, was sich hinter der E-Rechnung verbirgt und wie Sie diese erfolgreich umsetzen können.

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält die Daten einer herkömmlichen Rechnung in Form strukturierter elektronischer Daten, typischerweise in einer XML-Datei. Zu beachten ist, dass eine PDF-Datei nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung gilt, da sie keine strukturierten Daten enthält und nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

Zeitplan und Übergangsregelungen

Ab 1. Januar 2025:

• Verpflichtender Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen
• Übergangsregelungen für den Versand beginnen

1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 (Phase 1):

• Der Vorrang der Papierrechnung entfällt
• Unternehmen können E-Rechnungen versenden
• Papierrechnungen bleiben zulässig
• Andere elektronische Formate (z.B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers

1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027 (Phase 2):

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro im B2B-Bereich dürfen nur noch E-Rechnungen versenden
• Unternehmen mit geringerem Umsatz dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung) verwenden

Ab 1. Januar 2028 (Phase 3):

• Verpflichtender Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich

Wer ist betroffen?

Die Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen. Ausgenommen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und der Fahrkartenverkauf.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt mehrere Vorteile mit sich:

• Förderung der Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen
• Schnellere Verarbeitung von Rechnungen
• Reduzierung des Verwaltungs- und personellen Aufwands
• Zeit- und Ressourceneinsparung (z.B. Papier)
• Beitrag zur Umweltfreundlichkeit

Technische Anforderungen

E-Rechnungen müssen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen. Diese Norm definiert das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen.

Unternehmen sollten ihre Systeme frühzeitig anpassen, um diese elektronischen Formate ab 2025 verarbeiten zu können. Dies beinhaltet sowohl die Fähigkeit, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, als auch sie zu empfangen und zu verarbeiten. Die zwei gängigsten Formate sind:

XRechnung

Die XRechnung ist das verpflichtende Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie besteht aus strukturierten XML-Daten und erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, wodurch sie vollständig maschinell verarbeitet werden kann.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl ein lesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält. Es eignet sich für B2B- und B2G-Rechnungen und bietet mehr Flexibilität, da es für verschiedene Geschäftsfelder genutzt werden kann.

Wichtig: Ein reines PDF-Dokument ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Gesetzgebung.

Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, welches Format ihren Anforderungen am besten entspricht. Während XRechnung für öffentliche Auftraggeber verpflichtend ist, bietet ZUGFeRD mehr Flexibilität. Idealerweise sollten sollte Ihr System so flexibel sein, dass es mehrere Formate verarbeiten kann.

Ausblick auf zukünftige Entwicklungen

Die Einführung der E-Rechnung ist nur der erste Schritt. In Zukunft ist auch die Einführung eines Meldesystems geplant, um Umsatzsteuerbetrug effektiver zu bekämpfen. Auch auf EU-Ebene gibt es Bestrebungen zur Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich und eines Meldesystems namens ViDA (VAT in the Digital Age).

Umsetzung der E-Rechnung im Unternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist für Unternehmen eine wesentliche Veränderung, die sowohl technische als auch organisatorische Anpassungen erfordert. Ein strukturierter Ansatz ist entscheidend für den Erfolg dieses Projekts.

Der folgende Umsetzungsplan bietet einen praxisorientierten Leitfaden, der alle wichtigen Aspekte von der Analyse über die Implementierung bis hin zur Schulung und Optimierung abdeckt. Er dient als Orientierung und sollte an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Umsetzungsplan

1. Analyse und Planung:

• Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aus Buchhaltung, IT und ggf. weiteren relevanten Abteilungen
• Analysieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse (Eingang und Ausgang)
• Identifizieren Sie notwendige Änderungen in Ihren Geschäftsprozessen
• Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten
• Definieren Sie ein Budget für die Umstellung

2. Umstellung des Rechnungseingangs:

• Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein
• Informieren Sie Ihre Lieferanten schriftlich über die neue E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Umstellung
• Wählen und implementieren Sie eine geeignete Software-Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen. Achten Sie darauf, dass diese folgende Funktionen bietet:
  • Automatische Extraktion von Rechnungsdaten
  • Konvertierung verschiedener E-Rechnungsformate
  • Workflow für Rechnungsprüfung und -freigabe
  • GoBD-konforme Archivierung
• Testen Sie den Rechnungseingang mit einigen ausgewählten Lieferanten
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und den geänderten Prozessen

3. Umstellung des Rechnungsausgangs:

• Aktualisieren Sie Ihre Kundendatenbank mit den korrekten E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang
• Erstellen Sie ein Informationsschreiben für Ihre Kunden zur Umstellung auf E-Rechnungen und holen Sie deren Zustimmung ein
• Passen Sie Ihre Rechnungsvorlagen an die Anforderungen der E-Rechnung an
• Aktivieren Sie die E-Rechnungsfunktion in Ihrer Rechnungsschreibungssoftware. Stellen Sie sicher, dass diese E-Rechnungen im korrekten Format (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) erstellen kann
• Richten Sie einen Prozess ein, um verschiedene Versandwege (E-Mail, Portale) zu unterstützen
• Führen Sie Testläufe mit ausgewählten Kunden durch
• Schulen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter und das Rechnungsteam im Umgang mit der neuen Software und den geänderten Prozessen

4. Integration und Optimierung:

• Verknüpfen Sie die E-Rechnungslösung mit Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware
• Implementieren Sie einen digitalen Workflow für die Rechnungsfreigabe, falls noch nicht vorhanden
• Richten Sie ein Monitoring-System ein, um den Status von ein- und ausgehenden Rechnungen zu überwachen
• Optimieren Sie Ihre Zahlungsprozesse, um die schnellere Verarbeitung von E-Rechnungen zu nutzen

5. Dokumentation und Compliance:

• Erstellen oder aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation, um die neuen E-Rechnungsprozesse detailliert zu beschreiben
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungslösung den GoBD-Anforderungen entspricht
• Implementieren Sie Prozesse zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung Ihrer E-Rechnungsprozesse, um die Einhaltung aktueller gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten

6. Schulung und Change Management:

• Entwickeln Sie einen umfassenden Schulungsplan für alle betroffenen Mitarbeiter
• Führen Sie Schulungen zu den neuen Prozessen, der Software und den rechtlichen Anforderungen durch
• Erstellen Sie eine interne Wissensdatenbank oder ein Handbuch für häufig gestellte Fragen
• Benennen Sie „E-Rechnungs-Champions“ in den relevanten Abteilungen, die als Ansprechpartner dienen können

7. Go-Live und Nachbereitung:

• Planen Sie einen schrittweisen Go-Live, beginnend mit einem Pilotprojekt
• Überwachen Sie die Prozesse eng in den ersten Wochen nach der Umstellung
• Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten
• Identifizieren und beheben Sie auftretende Probleme zeitnah
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen

Wichtig im Hinterkopf zu behalten ist auch, dass die Umstellung Zeit braucht und im Laufe des Prozesses Anpassungen notwendig werden können. Eine gute Vorbereitung und eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens sind der Schlüssel zum Erfolg.

Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse

Vor der Einführung der E-Rechnung ist es ratsam, die gesamten Buchhaltungsprozesse im Unternehmen zu überprüfen und zu digitalisieren. Diese vorbereitende Digitalisierung schafft eine solide Grundlage für die reibungslose Integration der E-Rechnung und optimiert gleichzeitig die gesamte Finanzabteilung. Dies zahlt sich langfristig durch Zeitersparnis, verbesserte Datenqualität und erhöhte Transparenz aus.

Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung kann zunächst herausfordernd erscheinen. Wir unterstützen Sie gerne bei diesem Transformationsprozess. Unser erfahrenes Team begleitet Sie von der initialen Analyse über die Auswahl geeigneter Softwarelösungen bis hin zur Implementierung und Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Das könnte Sie ebenfalls interessieren: Warum ESG für den Mittelstand immer wichtiger wird (ecovis.com)