Ecovis in München

Verrechnungspreisdokumentation 2025: Diese Fristen müssen Unternehmen beachten

Ab Anfang 2025 verschärfen sich die Anforderungen für die Vorlage von Verrechnungspreisdokumentationen. Besonders die neuen 30-Tage-Fristen bei Betriebsprüfungen stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Wie Unternehmerinnen und Unternehmer rechtzeitig reagieren und welche Erleichterungen das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) bietet, erklärt Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin.

Verschärfte Anforderungen durch das BEG IV

Bei Unternehmen mit Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten im Ausland bestehen häufig konzerninterne Geschäftsbeziehungen zu den ausländischen Einheiten, zum Beispiel Warenlieferungen oder Dienstleistungen. Diese Beziehungen werden über konzerninterne Verrechnungspreise, den Transferpreisen, abgebildet. Im Rahmen einer Verrechnungspreisdokumentation müssen Unternehmen die Fremdüblichkeit dieser Geschäftsbeziehungen darstellen.

Durch die Umsetzung der siebten Änderung der Directive on Administrative Cooperation (DAC 7) ergänzt die Bundesregierung die Abgabenordnung (AO) um die Dokumentationspflicht für Verrechnungspreise und verschärft zudem die Vorlagefristen für entsprechende Unterlagen (§ 90 AO, Abs. 4 und 5). Das Finanzamt kann dadurch nun jederzeit Aufzeichnungen zu den Verrechnungspreisen verlangen. „Das war bisher im Regelfall nur für die Durchführung von Außenprüfungen vorgesehen. Aber auch ab 2025 sollte das der Regelfall bleiben“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Jeannette Olivie. Das BEG IV brachte hier noch gewisse Entlastungen hinsichtlich der direkt bei Zugang der Prüfungsanordnung vorzulegenden Unterlagen.

Was müssen Unternehmen dokumentieren?

Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Unternehmen bestimmte Bestandteile der Verrechnungspreisdokumentation innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Prüfungsanordnung vorlegen. Bisher betrug die Frist für die Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation 60 Tage, allerdings nur auf gesonderte Anforderung.

Unternehmen sind dann verpflichtet, folgende Aufzeichnungen vorlegen zu können:

• Transaktionsmatrix,
• Stammdokumentation (Master File), soweit erforderlich, und
• Aufzeichnungen zu außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen, wie zum Beispiel Änderungen wichtiger Verträge oder Verlagerungen von Funktionen ins Ausland.

Die übrigen Bestandteile der Verrechnungspreisdokumentation, zum Beispiel die übrigen Teile der Local Files einschließlich der Funktions- und Risikoanalysen sowie Verträge und sonstige weitergehende Informationen, müssen Unternehmen erst nach gesonderter Aufforderung durch die Betriebsprüfung vorlegen. In diesem Fall beträgt die Frist auch dann wieder 30 Tage ab Zugang der gesonderten Aufforderung.

Transaktionsmatrix: Neue Anforderungen im Detail

Die Transaktionsmatrix ist ein zentrales Element der Verrechnungspreisdokumentation. Sie muss folgende Informationen enthalten:

• Gegenstand und Art der Geschäftsvorfälle,
• beteiligte Unternehmen sowie deren Rollen,
• Volumen und Entgelte der Geschäftsvorfälle,
• verwendete Verrechnungspreismethoden sowie
• betroffene Steuerhoheitsgebiete.

Konkretere Vorgaben wird es voraussichtlich durch eine Anpassung der Gewinnabgrenzungs-Aufzeichnungsverordnung (GAufzV) geben.

Erleichterungen für kleinere Unternehmen

Es gibt die Möglichkeit, die Dokumentation unter erleichterten Voraussetzungen zu erstellen. Es gelten dabei folgende Vorgaben:

• Die Summe der Warenlieferungen zwischen den international verbundenen Unternehmen beträgt zusammengerechnet nicht mehr als sechs Millionen Euro im Jahr oder
• die Summe der Dienstleistungen beträgt nicht mehr als 600.000 Euro im Jahr.

Überschreitet ein Unternehmen die jährliche Grenze von sechs Millionen Euro beziehungsweise 600.000 Euro zum ersten Mal, tritt die volle Dokumentationspflicht nach den OECD-Standards im Folgejahr in Kraft.

Die Erleichterungen bestehen darin, dass Unternehmer die Dokumentation der Angemessenheit der Verrechnungspreise grundsätzlich mit vorhandenen Unterlagen führen können.

Was droht bei Versäumnissen?

Unternehmen, die die neuen Anforderungen nicht erfüllen und keine verwertbare Verrechnungspreisdokumentation vorlegen, riskieren erhebliche Strafen:

• Strafzuschläge: fünf bis zehn Prozent des geschätzten Mehrbetrags der Einkünfte, mindestens jedoch 5.000 Euro
• Verzugsstrafen: bis zu 1.000.000 Euro, mindestens aber 100 Euro pro Tag der Fristüberschreitung

Kann ein Unternehmen keine Transaktionsmatrix vorlegen, führt das zu einem Strafzuschlag von mindestens 5.000 Euro.

Was sollten Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt tun?

Die neuen Regelungen machen eine frühzeitige und systematische Vorbereitung auf die Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation unverzichtbar. Besonders Unternehmen, die bisher keine regelmäßige Dokumentation angefertigt haben, sollten jetzt handeln:

• Jährliche Aktualisierung: kontinuierliche Pflege der Verrechnungspreisdokumentation
• Professionelle Unterstützung: steuerliche Beratung, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden
• Digitalisierung: Nutzung von Softwarelösungen zur strukturierten Erfassung und Verwaltung der Daten

„Wer sich erst bei einer Prüfungsanordnung um die Dokumentation kümmert, wird die neue 30-Tage-Frist kaum einhalten können“, sagt Ecovis-Expertin Jeannette Olivie, „Unternehmen sollten daher rechtzeitig mit den Vorbereitungen starten.“

Mitarbeiter abwerben: Welchen rechtlichen Spielraum haben Unternehmer?

Ein Anruf während der Arbeitszeit bei einer potentiellen neuen Mitarbeiterin oder doch ein höheres Gehalt für einen Kollegen, der bereits gekündigt hat – Unternehmen tun viel, um die besten Mitarbeitenden bei sich zu halten. Doch was ist erlaubt und welche Konsequenzen drohen bei wettbewerbswidrigem Verhalten?

Dürfen Unternehmen Mitarbeiter bei der Konkurrenz abwerben?

Grundsätzlich dürfen Unternehmer Mitarbeitende der Konkurrenz abwerben. Und diese dürfen ihren Arbeitsplatz frei wählen. Das ist Teil der freien Marktwirtschaft. „Dabei ist es natürlich auch erlaubt, dass Unternehmer potentiellen neuen Mitarbeitenden mehr Geld und bessere Arbeitsbedingungen bieten“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Nicole Golomb in Regensburg.

Unternehmer dürfen beim Abwerben aber nicht gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) verstoßen. Das wäre dann der Fall, wenn ein Unternehmer seinem Konkurrenten vorsätzlich schaden will, etwa indem er

• falsche Angaben über den bisherigen Arbeitgeber macht, um den Mitarbeiter zur Vertragsbeendigung zu bringen oder
• wenn er den künftigen Mitarbeiter zum Vertragsbruch anstiftet, auch zu einer Handlung bei der dem Mitarbeiter eine sofortige Kündigung droht.

Ist eine Kontaktaufnahme während der Arbeitszeit erlaubt?

Unternehmer, Personalmitarbeiter oder Headhunter dürfen potentielle neue Mitarbeitende außerhalb von deren Arbeitsplatz immer kontaktieren. Anders sieht es bei Anrufen von Personalberatern während der Arbeitszeit aus. „Der Betriebsablauf in der Firma des potentiellen Kandidaten darf durch den Anruf nicht gestört werden. Eine kurze Nachfrage, ob der Kandidat Interesse an einer neuen Stelle hat, ist allerdings in Ordnung“, weiß Nicole Golomb.

Aktueller Fall: Auch Rückabwerben von Mitarbeitenden ist erlaubt

Ein Unternehmen aus der Brandschutztechnik schloss mit etwa 25 Mitarbeitenden eines Konkurrenten Arbeitsverhältnisse ab. Kurz vor Beschäftigungsbeginn kündigten einige der neuen Mitarbeitenden jedoch und kehrten zu ihrem ursprünglichen Arbeitgeber zurück. Das Unternehmen beantragte eine einstweilige Verfügung, da das abwerbende Unternehmen unter anderem eine Prämie anbiete und kostenfreie Rechtsberatung zur Verfügung stelle.

Das Landgericht (LG) Koblenz wies den Antrag ab. So lag kein Nachweis für ein wettbewerbswidriges Verhalten vor (Beschluss vom 17.9.2024, 11 O 12/24). Unternehmen hätten neben dem Recht auf Abwerben auch ein Recht auf Rückabwerben von Mitarbeitenden. Die Richter sahen außerdem kein unzulässiges Verhalten der rückabwerbenden Firma.

Welche rechtlichen Konsequenzen drohen Unternehmern bei unerlaubtem Abwerben?

Wer unerlaubt abwirbt, muss mit Schadenersatzzahlungen rechnen – und zwar in Höhe des verursachten Schadens beim betroffenen Unternehmen. Denkbar ist auch, dass der geschädigte Arbeitgeber ein Beschäftigungsverbot für den abgeworbenen Mitarbeiter erwirkt, bis die rechtmäßige Kündigungsfrist abgelaufen ist.

Wie können sich Unternehmer vor Abwerben schützen?

Unternehmen können mit ihren Mitarbeitenden vertragliche Abwerbeverbote oder Wettbewerbsverbote vereinbaren. So können sie verhindern, dass Geschäftspartner oder ehemalige Mitarbeiter ihre Angestellten abwerben können. „Hier müssen Unternehmer aber genau hinschauen. Denn an die Wirksamkeit solcher Klauseln werden hohe rechtliche Anforderungen gestellt“, erklärt Golomb.

Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz-Deutschland: Gilt die Grenzgängerregelung für Piloten im internationalen Luftverkehr?

Mit seinem Urteil vom 1. August 2024 klärte der Bundesfinanzhof (BFH) wesentliche Aspekte der Doppelbesteuerung und Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zwischen Deutschland und der Schweiz. Was das für international Tätige bedeutet, weiß Steffen Baierlein, Steuerberater bei Ecovis in Neumarkt.

Doppelbesteuerung des Arbeitslohns mit dem DBA vermeiden

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und der Schweiz (DBA-Schweiz) regelt, welcher Staat das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn eines Arbeitnehmers erhält, der in beiden Staaten tätig ist. Das soll eine Doppelbesteuerung des Lohns vermeiden.

Das DBA enthält eine Sonderregelung für Einkünfte aus der Tätigkeit an Bord eines im internationalen Verkehr eingesetzten Luftfahrzeugs. Diese Regelung besagt, dass der Staat den Lohn besteuern darf, in dem sich der Ort der tatsächlichen Geschäftsleitung des Arbeitgebers befindet.

Grenzgängerregelung als Sonderfall

Fällt ein Arbeitnehmer allerdings unter die Grenzgängerregelung des DBA, darf der Wohnsitzstaat das Gehalt trotzdem besteuern – ohne Rücksicht auf den Arbeitsort im Ausland. Laut dem DBA mit der Schweiz kann der Tätigkeitsstaat von diesen Vergütungen eine Steuer im Abzugsweg erheben. Diese Steuer darf dann jedoch nicht 4,5 Prozent des Bruttobetrags der Vergütungen übersteigen.

Der Fall: Pilot mit Wohnsitz in der Schweiz

Der Kläger ist ein in der Schweiz ansässiger Pilot. Im Streitjahr 2017 arbeitete er für ein Luftfahrtunternehmen mit Geschäftsleitung und Sitz in Deutschland. Seine Tätigkeit umfasste Interkontinental- und Langstreckenflüge, die er immer von einem Flughafen in Deutschland aus startete und beendete. Nach der Rückkehr von internationalen Flugeinsätzen fuhr er direkt zu seinem Wohnsitz in der Schweiz. Weil er aus seiner Sicht deshalb unter die Grenzgängerregelung fällt, beantragte der Pilot die Erstattung von der zu viel einbehaltene Lohnsteuer in Höhe des Betrags, um den diese die Quellensteuer von 4,5 Prozent überstieg.

Das Urteil: Steuerpflicht des Pilotengehalts auch in Deutschland

Mit seiner Argumentation scheiterte der Pilot allerdings nun vor dem BFH. Die Richter entschieden, dass obwohl der Pilot nur in der Schweiz einen Wohnsitz hat, er mit seinen Einkünften in Deutschland steuerpflichtig ist (VI R 32/21). Da der Pilot für ein Unternehmen mit Geschäftsleitung in Deutschland arbeitet, unterliegen die Einkünfte der beschränkten Steuerpflicht in Deutschland. Der Arbeitgeber behielt demnach zu Recht vom Arbeitslohn des Piloten die Lohnsteuer und den Solidaritätszuschlag ein.

Der BFH führte weiter aus, dass das DBA Grenzgänger als Personen definiert, die regelmäßig von ihrem Arbeitsort im anderen Vertragsstaat an ihren Wohnsitz zurückkehren. Da der Kläger seine Arbeit hauptsächlich an Bord des Flugzeugs im internationalen Verkehr und nicht an einem festen Ort in Deutschland ausübte, erfülle er diese Voraussetzungen nicht.

Unser Tipp: Informieren Sie sich über Sonderregelungen

Der BFH stellte klar, dass Piloten im internationalen Luftverkehr nicht unter die Grenzgängerregelung des DBA zwischen Deutschland und der Schweiz fallen, weil sie ihre Arbeit nicht an einem festen Ort ausüben.

„Piloten sollten sich bewusst sein, dass ihre Tätigkeit im internationalen Verkehr steuerlich besonders behandelt wird“, sagt Ecovis-Steuerberater Steffen Baierlein in Neumarkt. „Wir empfehlen daher eine genaue Analyse der jeweiligen DBA-Regelungen, damit Sie steuerliche Überraschungen vermeiden können“, sagt der Experte.