Reibungslose Abläufe in den Kanzleien – unsere POBs sorgen für Digitalisierungsschub

Wie unsere digitalen Kanzleien ständig im Wandel sind, so verändert sich auch das Aufgabengebiet der POBs, unserer Prozess- und Organisationsbeauftragten.

Es geht um die ganz großen Themen unserer Zeit: die Digitalisierung und Automatisierung in den Kanzleien. Den Anfang macht die Hardware: das Einrichten eines optimalen Arbeitsplatzes für neue Kolleginnen und Kollegen ist die Basis für das digitale Arbeiten. Hier sind unsere Prozess- und Organisationsbeauftragte (kurz POBs) zur Stelle. Doch auch die internen Prozesse der Organisation stehen im Fokus.

Über die effiziente Nutzung von Programmen des Software-Bereichs umfasst der Aufgabenbereich auch die Einführung neuer Tools wie ein effektiver Belegscanner. Das Mandantenportal Ecovis Online dient dabei als wichtige Schnittstelle zu den Mandanten und erleichtert die Zusammenarbeit.

Hilfestellung in den Kanzleien

Das wachsende IT-Aufgabenfeld der POBs bringt Herausforderungen, aber auch viele Chancen mit sich – denn was besonders zählt, ist der Austausch untereinander.

Wie das gelingt, zeigen die regelmäßigen Veranstaltungen der jährlichen POB-Tage. „Die POB Treffen sind natürlich immer ein Highlight, da man sich mit den Kolleginnen und Kollegen austauschen kann und von den Erfahrungen und Impulsen der anderen lernt“, findet auch Michael Unnerstall bei Ecovis in Vechta. Seit 2019 bringt er sich als POB aktiv in die Kanzleiprozesse ein und freut sich jedes Mal, wenn er seine Kollegen unterstützen kann. „In vielen Fällen ist man der erste Ansprechpartner bei der Problemlösung und kann fast immer direkt helfen oder vermitteln“, sagt der Steuerfachwirt. Besonders schätzt er das Vertrauen und die Mitgestaltung, die seine Position durch den direkten Kontakt mit der Geschäftsführung ermöglicht.

Gemeinsam die Zukunft gestalten

Ziel eines POBs ist es, den Kanzleialltag aus allen Perspektiven einfacher zu gestalten und dabei die Entwicklungen neuer Digitalisierungstrends im Blick zu behalten. Auch Stefanie Wenzel bei Ecovis aus Potsdam sieht einen Gewinn in der engen Verzahnung der Zusammenarbeit: „Jeden Tag ist es aufs Neue spannend, bestehende Prozesse zu hinterfragen und mir als POB Gedanken zur Verbesserung zu machen. Wenn wir in der Kanzlei effizienter arbeiten und jeder die Strukturen nachvollziehen kann, stärkt das unser Team im Alltag.“

Beispiele aus Potsdam betreffen den Onboarding-Prozess neuer Kolleginnen und Kollegen oder die Einführung einer regelmäßigen Digitalisierungsrunde, um neue einheitliche Standards festzulegen.

Das große Ganze im Blick

Was es als POB braucht? „Grundsätzlich sollte man kommunikativ und aufgeschlossen sein. Man(n) oder Frau muss mit allen Prozessbeteiligten sowie Mandantinnen und Mandanten im Gespräch bleiben – nur so können wir neue Prozesse auch nachhaltig anwenden und umsetzen. Vor Veränderungen sollte man nicht zurückschrecken und Freude daran haben, bei Digitalisierungsfragen zu unterstützen“, sagt die Masterabsolventin für Rechnungslegung und Unternehmenssteuerung.

„Unsere POBs sind nicht mehr aus den Kanzleien wegzudenken, sie sind unsere Ansprechpartner rund um Digitalisierungsfragen vor Ort. Wir alle profitieren vom Austausch und der Vernetzung unserer POBs. So können wir standortübergreifend nicht nur den Datenaustausch optimieren, sondern stets auf die sich wandelnden Anforderungen reagieren“, sagt Frank Dolge, Leiter der Kanzleientwicklung in Rostock.

Stefanie Wenzel ist als Kanzleireporterin auch auf Social Media unterwegs und vermittelt so authentische Kanzleieinblicke rund um die Zukunftsthemen der IT.

Stefanie Wenzel aus der Ecovis-Kanzlei in Potsdam beim diesjährigen POB Summit in Leipzig

 

Mit Weitblick in Richtung Zukunftsthemen – Michael Unnerstall bei Ecovis in Vechta