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Mieten, kaufen oder leasen von Hardware: Steuerliche Vor- und Nachteile

Mieten, kaufen oder leasen – was ist die beste Option für Unternehmer? Das hängt von vielen finanziellen Aspekten und weiteren Faktoren ab. Ecovis gibt einen Überblick, wie Unternehmer ihre IT auf dem neuesten Stand halten und gleichzeitig ihre Steuerstrategie optimieren können.

Um die digitalen Herausforderungen zu meistern, müssen Unternehmerinnen und Unternehmer zunehmend in ihre IT-Infrastruktur investieren. Einerseits steigen die Kosten für IT-Geräte und -Services aufgrund der Inflation, andererseits zwingt der Wettbewerb sowie der Innovationsdruck die Unternehmen zur Modernisierung der Technik. Welche Möglichkeiten gibt es für Unternehmer, ihre Hardware möglichst kostengünstig aufzurüsten?

Miete von IT-Hardware

Bei einem Mietmodell schließen der Hersteller oder Händler einen Vertrag mit dem Käufer für einen bestimmten Zeitraum. Bei dieser Finanzierungsform ist der Anbieter für die Funktionstüchtigkeit der IT-Infrastruktur verantwortlich.

Die Vorteile:

• Unternehmer zahlen nur einen Bruchteil des Gesamtpreises und arbeiten immer mit der neuesten Version der Technik.
• Um Updates und Sicherheit kümmert sich der Hersteller oder Händler.

Der Nachteil:

• Bei einer langfristigen Miete werden die Mietkosten höher als der ursprüngliche Kaufpreis.

Das Mieten ist zwar die teuerste, aber auch umfassendste Finanzierungslösung. „Das Mietmodell führt zu einer verbesserten Liquidität, sodass Unternehmer mehr ins Kerngeschäft investieren können“, weiß Ecovis-Steuerberater Jan Brumbauer in Falkenstein. Mietzahlungen sind steuerlich in voller Höhe Betriebsausgaben.

Kauf von IT-Geräten

Gekaufte IT-Hardware wird mit den Anschaffungskosten bilanziert. Diese können Unternehmen dann über die Nutzungsdauer der Geräte abschreiben. Die finanziellen Mittel kommen aus dem Gewinn des Betriebs oder über einen Kredit.

Die Vorteile:

• Unternehmen bekommen bei einem Kauf oft Rabatte.
• Steuerlich wird der Kauf über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
• Teilweise gewährt der Fiskus besondere Abschreibungsvarianten wie Sonderabschreibung, Investitionsabzugsbeträge oder degressive Abschreibung. Damit kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Teil der Abschreibung sogar vor dem tatsächlichen Kauf erfolgen.

Die Nachteile:

• Bei der Innenfinanzierung ist weniger Liquidität verfügbar.
• Bei der Bankfinanzierung kann der Kreditrahmen schnell ausgeschöpft sein.
• Eine Finanzierung über die Hausbank kostet Zeit und Zinsen.
• Das Unternehmen muss eine eigene IT-Abteilung vorhalten, die sich um Probleme oder Updates kümmert. Das kann für kleinere Unternehmen oft sehr teuer sein.

„Beim Kauf von IT-Geräten gibt es dank der extra Abschreibungsmöglichkeiten Steuererstattungen. Das ist ein echter Pluspunkt für den Kauf“, sagt Brumbauer.

Leasing von IT-Hardware

Leasing bedeutet, dass man ein Wirtschafts- oder Investitionsgut nutzt, ohne es zu besitzen. Bei dieser Vertragsform gibt es drei Parteien: Kunde, Lieferant und Leasinggesellschaft.

Die Vorteile:

• Wie beim Mietmodell arbeitet das Unternehmen auch hier stets mit aktueller Technik.
• Das Leasing bringt steuerrechtliche Vorteile, da die Leasingrate ein sofort steuerlich abziehbarer Aufwand ist.
• Der Kunde zahlt ein monatliches Entgelt für die Nutzung.
• Die Bilanzierungspflicht liegt nicht beim Kunden, sondern beim Leasinggeber.

Der Nachteil:

• Die Abschreibung kann durch den Kauf höher sein als der jährliche Leasingaufwand. Somit kann hierdurch unter Umständen ein steuerlicher Nachteil entstehen.

Tipp: Mieten, kaufen oder leasen?

Unternehmen, die auf dem neuesten Stand bleiben wollen, flexibel bei Veränderungen reagieren und ihre Ressourcen effizient nutzen wollen, entscheiden sich häufig für das Miet- oder Leasingmodell.

Eine weitere Lösung für Unternehmen wäre ein hybrides Modell, bei dem das Unternehmen einen Teil der IT-Infrastruktur auslagert und einen anderen Teil selbst betreibt. „Dieses Modell kann die Vorteile der oben genannten Ansätze kombinieren“, weiß Jan Brumbauer. Für die Frage, welche Finanzierungsform besser für das jeweilige Unternehmen geeignet ist, sind diverse Kriterien entscheidend. Diese sind:

• Zinssatz,
• Liquidität,
• Abnutzung,
• Reinvestitionsbedarf und zuletzt auch die
• steuerliche Behandlung der jeweiligen Anschaffungsvariante.

Nachhaltigkeit als Kredithürde? Das neue ESG-Risiko-Scoring-System der Banken

Die Nachhaltigkeit eines Unternehmens wird zunehmend zum entscheidenden Faktor bei der Kreditvergabe. Neben der klassischen Bonitätsprüfung bewerten Banken und Sparkassen ihre Kreditnehmer nun auch nach ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance). Was bedeutet das konkret für Betriebe? Mike Rudolph kennt die Details.

Aktuelle Fragen zur doppelten Haushaltsführung

Unterhält ein Steuerpflichtiger aus beruflichen Gründen außerhalb des Orts, an dem er eigentlich wohnt, auch am Ort seiner beruflichen Tätigkeit eine Zweitwohnung, kann er die Kosten dafür in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Bei Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber alternativ die Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Was es dabei alles zu beachten gibt und worüber aktuell diskutiert wird, erklärt Steuerberaterin Nicole Berner in Leipzig.

Verwaltungsauffassung zum Höchstbetrag

Der Höchstbetrag für die Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung im Inland beträgt 1.000 Euro pro Steuerpflichtigen und Monat. Allerdings streiten Betroffene und Verwaltung immer wieder darüber, welche Aufwendungen mit in die 1.000-Euro-Grenzen einzubeziehen sind. Nach Verwaltungsauffassung zählen dazu sämtliche Aufwendungen, die für die Zweitwohnung entstehen. Dazu gehören beispielsweise

• Miete,
• Betriebskosten,
• Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Zweitwohnung oder -unterkunft,
• Zweitwohnungssteuer,
• Rundfunkbeitrag,
• Aufwendungen für Sondernutzung (wie Garten) die der Steuerpflichtige selbst trägt oder
• Miet- oder Pachtgebühren für einen Kfz-Stellplatz

Nicht umfasst vom Höchstbetrag von 1.000 Euro pro Monat sind nach Verwaltungsauffassung Aufwendungen für Hausrat, Einrichtungsgegenstände oder Arbeitsmittel, mit denen die Zweitwohnung ausgestattet ist. Diese lassen sich jedoch gesondert berücksichtigen.

Zweitwohnungsteuer

Am 13. Dezember 2023 hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass die Zweitwohnungsteuer bei den Mehraufwendungen für die doppelte Haushaltsführung der Abzugsbeschränkung hinsichtlich der Unterkunftskosten unterliegt (VI R 30/21). Sie stellt Aufwand für die Nutzung der Unterkunft dar und keinen sonstigen Mehraufwand für die doppelte Haushaltsführung. Den Richtern des BFH zufolge gehört die Zweitwohnungssteuer zu den originären Unterkunftskosten. Sie ist unvermeidbarer Aufwand der Unterkunft und ist deshalb vom Höchstbetrag erfasst.

Pkw-Stellplatz

Geht es um einen Kfz-Stellplatz widerspricht das Finanzgericht Saarland der Auffassung der Finanzverwaltung. Das Gericht vertritt die Auffassung, dass Aufwendungen für einen separat angemieteten Pkw-Stellplatz nicht zu den Unterkunftskosten zählen, sondern ein separater Mehraufwand für die doppelte Haushaltsführung ist. Das bedeutet, dass die Kosten auch dann abziehbar sind, wenn die 1.000-Euro-Grenze bereits überschritten wurde, beispielsweise durch die Wohnungsmiete. Dem folgt auch das Finanzgericht Mecklenburg-Vorpommern.

Die Verwaltungsauffassung akzeptiert die Entscheidung der beiden Finanzgerichte bisher nicht. Eine endgültige Klärung steht noch aus (siehe anhängiges Verfahren beim BFH, VI R 4/23). „Kommt es zum Streitfall mit der Finanzverwaltung, sollten Steuerpflichtige die Steuererklärung mit Verweis auf das momentan beim BFH anhängige Urteil offenhalten“, rät Berner.

Unterkunftskosten im Ausland

Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland galt bisher eine weitere Sonderregelung. Aufwendungen sollten nur dann in tatsächlicher Höhe abzugsfähig sein, wenn sie die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 Quadratmeter nicht überschreiten. Diese Regelung hat der BFH im Jahr 2023 verworfen. Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland ist daher immer im Einzelfall zu prüfen, welche Unterkunftskosten tatsächlich notwendig sind. Diese zeitaufwendige Regelung der Einzelfallprüfung ist allerdings umstritten. Der Bundesrat hat im Zuge des Jahressteuergesetzes 2024 eine gesetzliche Änderung vorgeschlagen. Bei einer Unterkunft im Ausland will der Gesetzgeber einen Höchstbetrag von 2.000 Euro einführen. Diese Grenze soll aber für eine Dienst- oder Werkswohnung, die verpflichtend und zweckgebunden genutzt werden muss, nicht gelten. Allerdings ist das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen.