Gestión evolutiva

Lo que les voy a narrar, es el resultado de más de treinta años de experiencia en análisis de información financiera desde la perspectiva de la contabilidad, de la auditoría, y de las constantes quejas recurrentes de las personas que requieren tomar decisiones oportunas, basadas en información integral de sus compañías, algunos comentarios escuchados se relacionan a continuación.

”Debo preparar una Junta Directiva y necesito reunir a todo mi equipo, esto me toma de cinco a quince días, para integrar información de las siguientes áreas: 

• Área Financiera: Presupuesto, pronóstico (Forecast), Estado Financieros, EBITDA, Flujo de Caja, comportamiento de áreas generadoras de ingreso, Indicadores.
• Comercial: Ventas, productos, sectores, unidades.
• Legal: Estado de procesos o situaciones que impactan positiva o negativamente el negocio.
• Contador:  Debe estar en las reuniones previas pues el financiero requiere explicaciones sobre cualquier cifra.
• Diseño: Es quien diseña los PowerPoint de cualquier reunión
• Producción: Llámese producción si transforma o es prestador de servicios. Informa los volúmenes y costos para fines de determinación del Costo de lo vendido y un sin número de posibilidades para toma de decisiones.
• Auditoría: Si existe se utiliza para que en la mayoría de los casos sea el que avale la información financiera porque todo debe estar previamente auditado.
• Recursos Humanos: Es uno de los actores más importantes pues se requiere entender los impactos futuros de cualquier movimiento de esta área y el costo o gasto”. 

Lo anterior describe los principales actores necesarios para desarrollar una muy importante Junta directiva y los costos asociados para llevarla a un feliz término.

Entonces, el día de la Junta, se cumplen con los protocolos de rigor y en la mayoría de los casos se comienza con los resultados de las Ventas, costos de ventas, Utilidad bruta, por centros de costos, áreas, quien vendió más, en fin, como suele ocurrir en estas reuniones siempre está la persona que cruza los Estados Financieros con las presentaciones de ventas, o con el costo de ventas y solicita una explicación sobre el comportamiento irregular de lo que representa el costo de ventas sobre las ventas durante los últimos doce meses, teniendo en cuenta que se tenga ese análisis y que se preocupe por la consistencia de las utilidades bruta.

No obstante, la información no ha sido clara, así que, es normal una mirada de confusión entre los miembros de la Junta, quienes  tienen que llamar al Contador (pues nadie tiene el valor para defender el argumento expuesto). Como para variar, una vez más se propone que para la siguiente junta se rinda un informe que aclare esa inquietud trascendental.

La experiencia nos dice que, el 95% de las compañías tiene problemas con la determinación del costo de sus ventas, algunos de los lectores se identificarán con las situaciones planteadas anteriormente, haciéndoles sentido y otros podrán decir que eso nunca les ha pasado.

Sin embargo la realidad muestra que: Las compañías tienen un océano de información estructurada (sistema de información financiera o de la gestión de su negocio) y no estructurada (Hojas de Excel y otros que deben ser elaborados manualmente). Es decir, redes de información que contienen puntos que son parte del sistema pero que son islas o reinos independientes que no fluyen dentro de la red.

La evolución de la Gestión es obtener la información sin necesidad de filtros de terceras personas, para cualquier tiempo, lugar de ocurrencia y que esa información nos provea del conocimiento necesario para la toma de decisiones.

Cordialmente,

Rodrigo Moreno Navarrete, CEO
Ecovis Colombia