Verfahrensdokumentation
Wozu brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Seit der Überarbeitung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht. Ein Betriebsprüfer soll damit die Abläufe der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens gut nachvollziehen können. Zusätzlich brauchen bargeldintensive Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.
Die Verfahrensdokumentation bildet damit die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens komplett ab und sie erbringt damit ebenso notwendige Nachweise bei einer Betriebsprüfung.
Welche Vorteile habe ich als Unternehmen davon?
Zunächst erfüllen Sie mit der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation bestehende gesetzliche Verpflichtungen.
Darüber hinaus können Sie mit der Analyse und Dokumentation Ihrer unternehmensinternen Prozesse zusätzlich Ihr Unternehmen auf Effizienz und Sicherheit prüfen.
So finden Sie Ansätze, was Sie möglicherweise noch verbessern können:
- Erfüllen die bestehenden organisatorischen und technischen Abläufe die gesetzlichen Anforderungen (z. B. GoBD, Datenschutz)?
- Werden Arbeiten doppelt oder sogar dreifach erledigt?
- Ist das unternehmensinterne Know-how allen Mitarbeitern zugänglich und für alle schnell abrufbar?
- Ist mein Betrieb sicher vor Cyberangriffen oder gibt es Sicherheitslücken?
Diese und viele andere unternehmensinterne Fragen können Sie unter die Lupe nehmen. Die schriftliche Dokumentation führt nachhaltig zu mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen.
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Welchen zeitlichen Aufwand muss ich dafür einplanen?
Eine Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck gibt es nicht, denn kein Unternehmen gleicht dem anderen. Der Umfang hängt u. a. von der Unternehmensgröße, Branche und der vorhandenen Digitalisierung sowie der Verfügbarkeit der Informationen ab. Allerdings ist der Aufwand bei entsprechender Planung gut kalkulierbar.
Zögern Sie nicht und vereinbaren noch heute einen Termin zur Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation – wir sind jederzeit persönlich für Sie da!
Zu welchen Themen kann Ecovis mich noch beraten?
- Tax Compliance Management System (CMS): Für größere Unternehmen kann es sinnvoll sein, zusätzlich zur Verfahrensdokumentation ein komplettes CMS aufzusetzen. Mehr Infos
- Internes Kontrollsystem (IKS): Die Verletzung steuerlicher Pflichten kann zu empfindlichen Strafen führen. Geschäftsführung, Vorstand und Leitung der Steuerabteilung haften hier oft persönlich. Die Haftungsrisiken für Führungskräfte lassen sich mit einem steuerlichen, innerbetrieblichen Kontrollsystem (Steuer-IKS) minimieren. Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines IKS.
- Kasse: Bei der Verfahrensdokumentation spielen vorgelagerte Systeme ebenso eine wichtige Rolle. Wir beraten Sie rund um die Anforderungen an Ihr Kassensystem und die dazugehörigen Aufzeichnungsanforderungen. Mehr Infos
- Ersetzendes Scannen: Sobald Sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, brauchen Sie Ihre Papierbelege nicht mehr 10 Jahre aufheben, sondern können diese vernichten. So sparen Sie Lagerkosten. Wir beraten Sie gerne, was es dabei zu beachten gilt.
- Notfallordner: Ein plötzlicher Unfall, eine plötzliche Krankheit – ist Ihr Unternehmen weiterhin handlungsfähig? Ein Notfallordner könnte hier helfen, wir beraten Sie gerne! Mehr Infos
- Datenschutz: Die Datenschutzanforderungen steigen laufend. Die Missachtung dieser Vorgaben kann zu empfindlichen Strafen führen. Wir beraten Sie gerne hinsichtlich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben! Mehr Infos
Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung über unsere Partner in der Ecovis-Gruppe.
Erfahrungsberichte
Wie Ecovis seine Mandanten bei der Prozessanalyse unterstützen kann:
Christoph Zehme, Dipl.-Vw., CISA
Vorstand der ECOVIS Europe AG