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Mindestlohn 2025: Was sich ändert und was zu beachten ist

Ab dem 1. Januar 2025 gilt ein höherer gesetzlicher Mindestlohn in Deutschland. Die Erhöhung bringt nicht nur Anpassungen beim Stundenlohn mit sich, sondern wirkt sich auch auf Minijobs und spezielle Regelungen für bestimmte Personengruppen aus. Andreas Islinger, Rentenberater und Steuerberater bei Ecovis in München, erklärt, was der neue Mindestlohn konkret bedeutet, wer davon profitiert und wie sich die Änderungen auf die Aufzeichnungspflichten auswirken.

Der Mindestlohn ab 2025: Höhe und Bedeutung

Seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns im Jahr 2015 wurde dieser von damals 8,50 Euro auf 12,41 Euro im Jahr 2024 schrittweise gesteigert. Zum Jahresbeginn 2025 gilt ein erhöhter gesetzlicher Mindestlohn von 12,82 Euro pro Stunde.

Dieser Betrag gilt grundsätzlich für alle Beschäftigungsverhältnisse in Deutschland – unabhängig von der Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers, dem Unternehmenssitz des Arbeitgebers oder dem Wohnsitz des Beschäftigten. Damit fallen auch grenzüberschreitend tätige Arbeitskräfte und Saisonarbeiter unter den Schutz des Mindestlohns.

Bei monatlichen Festvergütungen, Akkord- oder Stücklöhnen müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber den Stundenlohn rechnerisch ermitteln. Denn auch in diesen Fällen dürfen Arbeitgeber den Mindestlohn nicht unterschreiten.

Auswirkungen auf Minijobs: Dynamische Anhebung der Verdienstgrenze

Seit 2022 ist die Verdienstgrenze für Minijobs dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt. Das bedeutet, dass mit jeder Mindestlohnerhöhung auch die Obergrenze für Minijob-Einkünfte angepasst wird. Ab Januar 2025 dürfen Minijobber bis zu 556 Euro monatlich verdienen, was einer Arbeitszeit von etwa 43,3 Stunden pro Monat entspricht. Diese Anpassung sorgt dafür, dass Minijobber nicht mit steigendem Mindestlohn ihre Arbeitszeit reduzieren müssen.

Für Minijobber ist es besonders wichtig, die Auswirkungen des Mindestlohns auf ihre Arbeitszeit und das monatliche Einkommen im Blick zu behalten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten vor Jahreswechsel die Stunden und den Stundenlohn überprüfen, um sicherzustellen, dass die Verdienstgrenze eingehalten wird und es nicht zu ungewollten Überschreitungen kommt.

Wer ist vom Mindestlohn ausgenommen?

Obwohl der Mindestlohn fast flächendeckend in Deutschland gilt, gibt es einige gesetzlich festgelegte Ausnahmen. Die Regelungen des Mindestlohngesetzes gelten nicht

• bei Praktikanten, die ein Pflichtpraktikum im Rahmen ihrer Schul- oder Berufsausbildung oder eines Studiums absolvieren.
• für Orientierungspraktika bis drei Monaten.
• für freiwillige Praktika während eines Studiums oder einer Ausbildung. Sie sind für maximal drei Monate vom Mindestlohn ausgenommen. Das gilt jedoch nur, wenn kein vorheriges Praktikumsverhältnis mit dem Unternehmen bestanden hat.
• für Personen unter 18 Jahren, die noch keine Berufsausbildung abgeschlossen haben.
• für Auszubildende, denn für sie gibt es seit 2020 spezielle Mindestausbildungsvergütungen.
• für ehrenamtlich Tätige und Langzeitarbeitslose: Letztere sind in den ersten sechs Monaten ihrer Beschäftigung vom Mindestlohn befreit.

Diese Ausnahmen berücksichtigen die besonderen Bildungs- und Berufsorientierungsbedürfnisse der jeweiligen Gruppen und sind darauf ausgelegt, zusätzliche Hürden auf dem Weg in den Arbeitsmarkt zu vermeiden.

Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber: Sicherheit durch Dokumentation

Ein wichtiger Bestandteil des Mindestlohngesetzes ist die umfassende Dokumentationspflicht für Arbeitgeber. Sie ist besonders wichtig für Minijobs, kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse und Beschäftigte in bestimmten Branchen mit erhöhtem Risiko für Lohnunterschreitungen, zum Beispiel im Baugewerbe, in der Fleischwirtschaft, im Gaststättengewerbe oder im Wach- und Sicherheitsgewerbe. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen oder aufzeichnen lassen. Die Dokumentationen sind spätestens sieben Tage nach der jeweiligen Arbeitsleistung beim Arbeitgeber zu hinterlegen. Die Dokumentationen sind für mindestens zwei Jahre – besser vier Jahre – aufzubewahren.

Ordnungswidrigkeiten und Sanktionen: Bußgelder bei Verstößen

Die Pflicht zur Aufzeichnung soll die Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohns durch den Zoll erleichtern. Arbeitgeber, die diese Vorschriften nicht einhalten, riskieren hohe Bußgelder, die bis zu 30.000 Euro betragen können. Ein Bußgeld von über 2.500 Euro kann zudem zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen führen.

Auch Verstöße gegen den Mindestlohn sind Ordnungswidrigkeiten und streng sanktioniert. Arbeitgebern, die den Mindestlohn nicht einhalten, drohen Bußgelder von bis zu 500.000 Euro.

Arbeitgeber müssen genau prüfen

„Die Erhöhung des Mindestlohns bedeutet für Arbeitgeber, dass sie zum Jahreswechsel 2024/2025 prüfen müssen, ob bei ihren Minijobbern und Geringverdienern der gesetzliche Mindestlohn von 12,82 Euro eingehalten ist“, sagt Ecovis-Experte Islinger. Und weiter: „Dazu sollten sie die bestehenden Verträge prüfen lassen. Denn Fehler können schnell zu Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Bußgeldern führen.“

Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft: Nachträglichen Rechnungskorrekturen gelten nicht rückwirkend

Rechnungskorrekturen können in bestimmten Fällen Rückwirkung entfalten. Im Rahmen des innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts sind dabei jedoch bestimmte Rechnungsinhalte zwingend vorausgesetzt. Fehlende Angaben in der Rechnung führen dazu, dass Unternehmen die Vereinfachungsreglung des innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäftshier nicht mehr anwenden dürfen. Das entschied der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Urteil. Die Details kennt Ecovis-Steuerberater Steffen Baierlein aus Neumarkt i. d. OPf.

Ein innergemeinschaftliches Reihengeschäft ist eine besondere Form des Reihengeschäfts im europäischen Warenverkehr. Es liegt vor, wenn drei Unternehmen aus drei verschiedenen EU-Mitgliedstaaten Handel betreiben. Die Ware wird dabei direkt vom ersten Unternehmen zum dritten in der Reihe transportiert. Dies führt dazu, dass sich der mittlere Unternehmer unter Umständen im Bestimmungsstaat umsatzsteuerlich registrieren muss. Das ist dann der Fall, wenn der mittlere Unternehmer im Reihengeschäft der Empfänger der bewegten (unter Umständen steuerfreien Lieferung ist, und er demzufolge den innergemeinschaftlichen Erwerb im Empfängerland zu erklären und zu versteuern hat.

Dreiecksgeschäft vereinfacht Handel

Für diese bestimmte Konstellation existiert eine Vereinfachung: das Dreiecksgeschäft. Sind die Voraussetzungen für das Dreiecksgeschäft erfüllt, ist keine Registrierung des mittleren Unternehmers im Empfängerland erforderlich. Der Grund: Der innergemeinschaftliche Erwerb des mittleren Unternehmers gilt dort kraft Fiktion angenommen bereits als besteuert. Die Steuerschuld für seine lokale Lieferung, also die Lieferung im Empfängerland, wird dadurch auf den letzten Abnehmer übertragen.

Wann gilt die Vereinfachungsregel?

Damit die Vereinfachungsregelung greift, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Es handelt sich um drei Unternehmer aus verschiedenen EU-Ländern.
2. Alle Unternehmer sind umsatzsteuerlich registriert und besitzen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) aus drei verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten.
3. Die Ware muss direkt vom ersten zum letzten Unternehmer gelangen.
4. Der erste Abnehmer darf nicht im Mitgliedsstaat, in dem die Beförderung endet, ansässig sein. Es muss also eine USt-IdNr. verwenden, die nicht von den Mitgliedsstaaten erteilt wurde in dem die Warenbewegung beginnt oder endet.
5. Das letzte Unternehmen muss die USt-IdNr. des Mitgliedsstaats verwenden, in dem die Beförderung endet.

Außerdem darf das mittlere Unternehmen in seiner Rechnung an den letzten Abnehmer die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Es muss zudem

• auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft und die damit überwälzte Steuerschuldnerschaft hinweisen sowie
• seine und die USt-IdNr. des Leistungsempfängers angeben.

Der Fall

In dem Fall vor dem Bundesfinanzhof (BFH) lagen bis auf die korrekte Rechnungsstellung alle Voraussetzungen für das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft vor. Der Kläger wollte eine zuvor falsch geschriebene Rechnung korrigieren um so die Vereinfachung des Dreiecksgeschäfts anwenden. Dazu korrigierte er nachträglich die notwendigen Hinweise auf das Dreiecksgeschäft und die Umkehr der Steuerschuldnerschaft auf den Abnehmer.

Das Urteil

Das akzeptierte weder das Finanzamt noch der BFH (Urteil vom 17. Juli 2024, XI R 35/22). Der BFH begründete die Entscheidung damit, dass nach Rechtsprechung des europäischen Gerichtshofs (EuGH)der Rechnungshinweis zwingende Voraussetzung für die Rechtsfolge des innergewerkschaftlichen Dreiecksgeschäfts ist. Dieses kann ein Unternehmen aber nicht durch nachträgliche Rechnungskorrektur rückwirkend herbeiführen.

Problematisch sind daher Fälle, in denen Unternehmen das innergemeinschaftliche Reihengeschäft nicht erkennen und dies, wie im vorliegenden Streitfall, im Rahmen einer Betriebsprüfung auffällt. Aber auch in Fällen, in denen das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft gewollt war, kann die Vereinfachung aufgrund falscher Rechnungsstellung scheitern. Von der Vereinfachungsregel können Unternehmen bei nachträglicher Erkenntnis keinen Gebrauch machen. Die Konsequenz ist, dass die Regelung nicht greift und nicht geheilt werden kann, also unwirksam bleibt.

Was gilt es bei Reihengeschäften zu beachten?

Greift die Vereinfachungsregelung des innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts nicht, muss sich der mittlere Unternehmer des Reihengeschäfts sich im jeweiligen Bestimmungsland registrieren und die Steuer für den innergemeinschaftlichen Erwerb sowie die anschließende Inlandslieferung anmelden und abführen. Außerdem kann er gegebenenfalls einen Vorsteuerabzug geltend machen.

„Hier zeigt sich wieder, dass grenzüberschreitende Rechtsgeschäfte besondere Aufmerksamkeit verdienen. Nur wenn Unternehmer im Vorhinein den Sachverhalt identifizieren und fachlich beurteilen, können sie unangenehmen Überraschungen vermeiden“, sagt Ecovis-Steuerberater Steffen Baierlein.

FAQ zum Kassengesetz: Die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst

Das Kassengesetz, also das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, gilt bereits seit Ende 2016. Doch einige Punkte blieben bisher unklar. Das Bundesministerium der Finanzen hat nun in einem FAQ die häufigsten Fragen zur Umsetzung des Kassengesetzes beantwortet.

Kassengesetz: Manipulationen verhindern

Seit 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese verhindert durch eine unveränderbare Protokollierung der Kassendaten eine Manipulation. Die TSE vergibt für jede Transaktion eine einmalige Transaktionsnummer, die mögliche auftretende Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar macht.

Ein weiteres Mittel zur Verhinderung von Steuerausfällen ist die Belegausgabepflicht. Dadurch kann das Finanzamt im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung leichter nachprüfen, ob Unternehmen Geschäftsvorfälle einzeln festgehalten haben oder ob die Kasse manipuliert wurde. Alternativ zu einer elektronischen Registrierkasse können Unternehmer weiterhin eine offene Ladenkasse verwenden. Für diese besteht keine Belegausgabepflicht. „Aber auch eine offene Ladenkasse muss ordnungsgemäß geführt werden und für eine Kassen-Nachschau überprüfbar sein“, weiß Andre Strunz, Steuerberater bei Ecovis in Hannover.

Pflichtangaben für Belege und Folgen bei Nichtbeachtung

Zu den Pflichtangaben der elektronischen Belege gehören

• der Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Datum der Belegausstellung,
• der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der Leistung sowie
• das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag.

Ein Verstoß gegen diese Grundsätze kann im schlimmsten Fall zu einer Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen.

Anwendungsbereich der TSE bei elektronischen Aufzeichnungssystemen

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen erstellt. Sobald Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, fällt der entsprechende Teil der Software – jedoch nicht das gesamte System – unter die Aufzeichnungspflichten. Wichtig ist hierbei, dass das System „kassensturzfähig“ ist, also dass eine Überprüfung des Ist-Bestandes der Kasse mit dem Soll-Bestand möglich ist.

Bei mobilen Endgeräten, also Handhelds, ist zu unterscheiden, ob sie ein Teil eines Aufzeichnungssystems sind oder als Eingabegerät einzustufen sind. Sofern sich das Gerät offline, also ohne Anbindung an eine andere, zentrale Kasse betreiben lässt, ist es unmittelbar an eine TSE anzubinden.

Die TSE in der Praxis

Die Grunddaten der Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen, also die verkauften Artikel oder die erbrachte Leistung, aufgegliedert werden können. Daneben sind der endgültige Einzelverkaufspreis, der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag, vereinbarte Preisminderungen, die Zahlungsart, das Datum der Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verkaufte Menge beziehungsweise Anzahl anzugeben.

Für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder eines anderen Vorgangs muss unmittelbar eine neue Transaktion gestartet werden. Ein Vorgang ist beispielsweise dann zu starten, wenn aufgrund einer Bestellung Ware produziert wird, Anzahlungen geleistet werden oder für den Rücktritt von der Bestellung eine Zahlung vereinbart wurde.

Was gilt für Trinkgeld?

Eine Besonderheit gilt bei Trinkgeldern:

• Trinkgelder an den Unternehmer sind Teil des Umsatzes und damit zwingend zu erfassen.
• Bei Trinkgeldern an Angestellte ist zu beachten, dass diese getrennt vom betrieblichen Bargeldbestand aufbewahrt werden sollten.

„Wenn Unternehmer Trinkgelder in den Geldbestand der Kasse aufnehmen, müssen sie darüber Aufzeichnungen erstellen und diese mit einer TSE absichern“, erklärt Strunz.

Ausfall der TSE

Im Regelfall darf ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine Gruppe elektronischer Aufzeichnungssysteme genau einer TSE zugeordnet sein. Lediglich bei einer Störung darf auf eine zweite TSE zugegriffen werden. Umgekehrt dürfen jedoch mehrere Kassen an eine TSE angebunden werden. Die TSE darf genutzt werden, solange alle Zertifizierungen und die kryptografischen Zertifikate der TSE gültig sind. Fällt die TSE aus, müssen die Ausfallzeiten und -gründe dokumentiert werden. Wenn das elektronische Aufzeichnungssystem in dieser Zeit weiter betrieben wird, muss der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich sein, die Belegausgabepflicht besteht in diesem Fall fort. Die Belegausgabepflicht entfällt lediglich bei einem vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit.

Was Unternehmerinnen und Unternehmer bei einer Kassen-Nachschau beachten müssen

Bei der Kassen-Nachschau überprüfen zwei Finanzbeamte ohne Voranmeldung die Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen, also die Kasseneinnahmen und -ausgaben. Unternehmer müssen in diesem Fall die elektronischen Daten unmittelbar zur Verfügung stellen – wie genau, ist nicht festgelegt. „Steht bei Ihnen der Kassenprüfer vor der Tür, dann rufen Sie am besten sofort Ihren Steuerberater an“, rät Andre Strunz.

Schafft der Unternehmer eine neue Kasse an, dann darf er die alte Kasse nicht ohne Weiteres entsorgen, wenn in dieser Kasse noch Daten gespeichert werden. Sind die Daten verloren, darf das Finanzamt in der Regel schätzen.

Das FAQ in der Praxis

Das FAQ zum Kassengesetz beinhaltet einen umfassenden Fragenkatalog zu steuerlichen Vorschriften, die Unternehmer bei elektronischen Registrierkassen und anderen Aufzeichnungssystemen beachten müssen. „Für die häufigsten Fragen hat das Bundesfinanzministerium nun ein übersichtliches Nachschlagewerk geschaffen und Unklarheiten aus dem Weg geräumt“, sagt Strunz.