Informationen zum Hinweisgeberschutz

Mit dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) wurde durch die Bundesregierung die europäische Whistleblower-Richtlinie ab dem 02.07.2023 national umgesetzt. Es schützt alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Die im Anwendungsbereich des Gesetzes liegenden Verstöße können sich beispielsweise auf folgende Bereiche beziehen:

Steuerhinterziehung,
Geldwäsche,
Arbeitsschutz (auch Mobbing),
Bestechung,
sexuelle Belästigung,
Umweltschutz,
Datenschutz.

Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem HinSchG

Mit der Möglichkeit der Abgabe einer Meldung an eine vertrauenswürdige unternehmensinterne Meldestelle können hinweisgebende Personen Ihnen als Beschäftigungsgeber helfen, auf Missstände frühzeitig hinzuweisen und eine interne Aufklärung herbeizuführen. Dadurch können gravierende Folgen für das gesamte Unternehmen (wie Haftungsansprüche oder Imageschäden) abgemildert oder gar verhindert werden.
In Bezug auf die vom Hinweisgeberschutzgesetz verlangte Einrichtung von internen Meldestellen gilt Folgendes:

Private Beschäftigungsgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten

Seit dem 02.07.2023 müssen geeignete Meldekanäle zur Verfügung stehen.

Private Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten

Seit dem 17.12.2023 müssen auch mittlere Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten eine Hinweisgeberstelle eingerichtet haben.

Private Beschäftigungsgeber mit weniger als 50 Beschäftigten

Kleine Unternehmen müssen keine interne Meldestelle einrichten. Die Mitarbeitenden können sich jedoch an eine externe Meldestelle wenden. Nach einer solchen Meldung haben die Beschäftigungsgeber die Aufarbeitung allerdings nicht mehr in der Hand. Daher empfehlen wir auch diesen Unternehmen die Einrichtung eines individuellen Hinweisgeberschutzsystems.

Öffentliche Verwaltung und Gemeinden sowie kommunale Unternehmen

Alle öffentlichen Verwaltungen mit bundes- oder landesrechtlichen Aufgaben müssen interne Meldestellen errichtet haben.
Für kommunale Verwaltungen und Unternehmen in kommunalem Eigentum gelten die Vorgaben des jeweiligen Landesrechts. Wenn eine solche Regelung fehlt, gelten die allgemeinen Regelungen des HinSchG.
Für das Land M-V befindet sich ein Kommunales Hinweisgebermeldestellengesetz (KommHinMeldG M-V) derzeit im Gesetzgebungsverfahren. Link zum Entwurf

Die interne Meldestelle kann bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber eingerichtet werden, indem eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder auch ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Hierbei muss die Unabhängigkeit der beauftragten Personen und auch die notwendige Fachkunde sichergestellt werden.
Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nicht anonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Eine gesetzliche Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen, besteht nicht.
Hinweisgebende Personen müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auch persönlich abgeben zu können.
Die interne Meldestelle muss innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung gegenüber der hinweisgebenden Person bestätigen.
Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle die hinweisgebende Person informieren, welche Maßnahmen in Folge ergriffen werden oder bereits ergriffen worden sind.
Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, verbleibt bei dem Beschäftigungsgeber.
Bußgelder:
Fehlt bis zum Fristablauf eine interne Meldestelle, ist das eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 20.000 € geahndet werden kann. Wird versucht, Whistleblower einzuschüchtern oder Meldungen zu verhindern, ist mit bis zu 50.000 € Bußgeld rechnen – wie auch bei Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot.

Unterstützung durch ECOVIS

Die ECOVIS Keller Rechtsanwälte PartG mbB übernimmt als Dienstleister im Wege einer Auftragsverarbeitung den Betrieb der internen Meldestelle Ihrer Organisation. ECOVIS gewährleistet dabei die Anonymität der hinweisgebenden Person gegenüber dem Beschäftigungsgeber. Dies sorgt für den effektiven Schutz der hinweisgebenden Person vor Repressalien und schafft Vertrauen in die unabhängige Bearbeitung der Meldung. Darüber hinaus unterstützt ECOVIS den Beschäftigungsgeber im Umgang mit der eingegangenen Meldung durch erfahrene Juristen.

Eine Implementierung des von ECOVIS angebotenen Hinweisgeberschutzsystems in Ihrer Organisation kann schnell und unkompliziert erfolgen. Nach Vertragsschluss erfolgt ein umfassendes Onboarding durch ECOVIS. Hierbei werden auch nützliche Vorlagen für die Information der Beschäftigten und die Datenschutzhinweise zur Verfügung gestellt. Bei Fragen oder weiterem Unterstützungsbedarf helfen Ihnen unsere ECOVIS-Berater selbstverständlich gerne weiter.

Das können Sie von uns erwarten:

Bereitstellung von verschiedenen Meldekanälen mit der Möglichkeit anonymer Meldung: Online-Meldetool, EMail, Telefon, persönlich oder auch per Brief
Nutzung der Meldestelle auch als Ombudsstelle für alle über den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) hinausgehende Anliegen
Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und Dritten, die in der Meldung erwähnt werden
fristgemäße Rückmeldungen an die hinweisgebende Person
ständiger Ansprechpartner für die hinweisgebende Person
Hilfestellung und Textvorlagen für die Implementierung des Hinweisgebersystems im Unternehmen
datenschutzkonformer, transparenter und unabhängiger Umgang mit der Meldung
Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung und Begleitung des Beschäftigungsgebers im Umgang mit der Meldung
Abschluss des Verfahrens mit Dokumentation und Bericht an die Geschäftsführung
soweit notwendig: Abgabe an die Ermittlungsbehörden und Ansprechpartner für Rückfragen dieser
auf Wunsch Schulung der zuständigen Ansprechpartner:innen und bei Bedarf auch aller Mitarbeitenden online oder in Präsenz