Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eAU kommt!

Wie werden Sie es handhaben?

Nichts ist so beständig wie der Wandel
(Heraklit)

Der interne Ablauf bei Erkrankungen Ihrer Mitarbeiter ist Ihnen bestens vertraut. Bisher haben die Beschäftigten Ihrer Personalabteilung eine entsprechende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes in Papierform vorgelegt, diese wurde streng vertraulich behandelt und war die Basis für die Lohnberechnung.

Nun hat sich der Gesetzgeber Neuerungen überlegt.

Ab dem 01.01.2023 müssen Sie als Arbeitgeber selbst aktiv werden und die Informationen zu einer Arbeitsunfähigkeit Ihrer Beschäftigten bei der gesetzlichen Krankenkasse anfordern.
Im Vorfeld hat der behandelnde Arzt den Namen Ihres Beschäftigten, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigem Unfall beruht, direkt an die Krankenkasse übermittelt.

Die Krankenkasse stellt Ihnen als Arbeitgeber nun anschließend in digitaler Form die relevanten Informationen über die Eckdaten der Arbeitsunfähigkeit zum Abruf bereit.

Aufgrund des digitalen Austausches zwischen den Parteien – Arzt – Krankenkasse – Arbeitgeber zur Arbeitsunfähigkeit, entfällt nun regulär für den Beschäftigten die Möglichkeit, Ihnen als Arbeitgeber ein Papierdokument als Beleg für die Arbeitsunfähigkeit zukommen zu lassen. Eine Bescheinigung wird nur noch für den Versicherten selbst als Beleg ausgestellt. Nur auf Wunsch des erkrankten Beschäftigten kann dieser sich zusätzlich ebenfalls eine Papierbescheinigung für den Arbeitgeber ausstellen lassen.
Diese Neuerungen zum digitalen Austausch wurden gesetzlich geregelt (§ 125 (1) SGB IV, § 295 (1) SGB V) und liegen technisch nicht primär in Ihrer Verantwortung.

Dennoch muss der oder die Beschäftigte Sie als Arbeitgeber über den Umstand der Arbeitsunfähigkeit informieren. Erst diese Information ist für Sie als Arbeitgeber die Erlaubnis (Einwilligung gem. Art. 9 (2) a DSGVO), dass Sie die Daten bei der zuständigen Krankenversicherung abrufen dürfen.

Wie werden oder wollen Sie zukünftig diesen internen Prozess der Krankmeldung des Beschäftigten bei sich handhaben?

Da es sich bei der Information zur Arbeitsunfähigkeit Ihrer Beschäftigten um besonders schützenswerte Daten handelt, muss auch der Informationsweg vom Beschäftigten zu Ihnen als Arbeitgeber besonders geschützt und sicher sein. Regeln Sie intern das Vorgehen zur Meldung im Krankheitsfall idealerweise für alle Beschäftigten einheitlich (z.B. Dienstanweisung).
Egal für welchen Weg Sie sich hier entscheiden (z.B. per SMS an Personaltelefon, geschützter Datenraum, eine auf Wunsch ausgestellte Papierbescheinigung, o.ä.) datenschutzrechtlich sind Sie für diesen Teil der Datenverarbeitung verantwortlich! Stellen Sie sicher, dass bei Ihrem neuen Prozess ausschließlich die Mitarbeiter Zugang zu den Daten Ihrer Beschäftigten haben, die diese Information zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Lohnberechnung benötigen.

Diese Art der Datenverarbeitung muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten beschrieben und die Beschäftigten müssen informiert werden.

Binden Sie uns bitte vor der Umsetzung dieses internen Prozesses ein!

Ihr Ecovis-Datenschutzteam