Datenschutz – Informationen zum Arbeiten im Home Office

In den Unternehmen macht sich mehr und mehr die Sorge breit, dass Mitarbeiter ausfallen. Dies muss nicht zwingend aufgrund einer Erkrankung der Mitarbeiter der Fall sein. Mitarbeiterausfälle können ebenfalls durch Quarantäne-Stellungen, Schulschließungen etc. eintreten. Mitarbeiter wären in den letztgenannten Fällen gezwungen, sich zu Hause aufzuhalten.

Damit Sie in dieser Situation arbeitsfähig bleiben, besteht die Möglichkeit, den Mitarbeitern Home Office-Arbeitsplätze einzurichten.

Was Sie beim Home Office generell beachten müssen, erfahren Sie in den nachfolgenden Aufführungen.

Unter Home Office versteht man eine berufliche Tätigkeit, die außerhalb der betrieblichen Arbeitsstelle, meist im häuslichen Bereich des jeweiligen Mitarbeiters, stattfindet. Da hier für die Arbeitsprozesse und damit auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten oftmals Laptops, Zugänge zum Unternehmensnetzwerk, Handys, Tabletts etc. genutzt werden, sind hier bestimmte Schutzmaßnahmen bezüglich des Datenschutzes und der Datensicherheit zu treffen.

Ihr Unternehmen ist als Verantwortlicher dazu verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umzusetzen. Darunter zählen im Home Office Bereich insbesondere Folgende:

• Dienstliche Unterlagen sind in einem abschließbaren Schrank aufzubewahren,
• Die Einsichtnahme von betrieblichen Daten, Unterlagen und Geräten durch unternehmensfremde Personen sollte untersagt werden,
• Die Privatnutzung der dienstlichen Geräte sollte untersagt werden,
• Technische Geräte und Datenträger (Festplatte, PC, Laptop, USB-Sticks etc.) sollten verschlüsselt werden,
• Elektronische Datenübermittlungen z. B. per E-Mail sind zu verschlüsseln,
• Weiterleiten beruflicher Mails auf private E-Mail-Postfächer sollte untersagt werden,
• Idealerweise ist eine VPN-Verbindung zum Unternehmensnetzwerk zu nutzen, um Datenansammlungen auf dem technischen Gerät zu vermeiden,
• Es sind sichere Passwörter für die Anmeldung an Geräten und Software zu verwenden,
• Stellen Sie bei Laptops und PCs die automatische Pausenschaltung zur Sperrung des Bildschirmes ein,
• Regeln Sie den Umgang mit zu vernichtenden Unterlagen im Home Office,
• Beachten Sie, dass sensible Daten besonders stark zu schützen sind,
• Räumen Sie sich als Arbeitgeber Kontrollrechte ein,
• Bei Weiterleitung der Telefonanrufe aus dem Büro auf das private Telefon ist das private Telefon so einzustellen, dass die private Rufnummer des Mitarbeiters unterdrückt wird

Sollte Home Office eine Rolle bei Ihnen spielen, bereiten wir Ihnen gern eine entsprechende Richtlinie für Ihr Unternehmen vor. Fragen Sie dies gern bei uns an.

Ihr Datenschutz-Team