Datenschutz beim Gewinnspiel
Es sind nur noch drei Monate bis Weihnachten! Viele Unternehmen planen deswegen, ihre Kunden und Interessenten durch Gewinnspiele zu begeistern. Doch gerade bei der Durchführung solcher Aktionen gibt es aus datenschutzrechtlicher Sicht einige wichtige Aspekte zu beachten.
1. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Durchführung eines Gewinnspiels ist freiwillig und erfordert regelmäßig die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Teilnehmer (z.B. Name, E-Mail-Adresse). Es müssen neben wettbewerbsrechtlichen Regelungen unbedingt auch die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berücksichtigt werden.
Je nach Art der Durchführung des Gewinnspiels ist zu beachten, wie die Teilnehmer angesprochen werden sollen. Die Zusendung der Gewinnspielinformation an eine Ihnen bereits vorliegende E-Mail-Adresse ist nur dann zulässig, wenn Ihnen die Einwilligung des Teilnehmers vorliegt, dass seine E-Mail-Adresse für diesen Zweck – der Zusendung von Marketinginformationen – genutzt werden darf.
Für die eigentliche Abwicklung des Gewinnspiels (z.B. Auslosung des Gewinners und Zustellung des Gewinns) benötigen Sie Teilnahmebedingungen (Vertrag). Diese regeln die Datenverarbeitung bei den betroffenen TeilnehmerInnen, die Durchführung des Gewinnspiels und die Modalitäten der Gewinnauskehrung.
2. Transparenz und Informationspflichten (Art. 13 DSGVO)
Unternehmen müssen den Teilnehmern im Rahmen des Gewinnspiels transparente Informationen zur Datenverarbeitung bereitstellen. Dies erfolgt üblicherweise durch Datenschutzhinweise, die im Zusammenhang mit den Teilnahmebedingungen klar sichtbar und leicht zugänglich sein sollten (z.B. Link zur Datenschutzseite der Internetseite Ihres Unternehmens). Folgende Informationen müssen enthalten sein:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen,
- Zwecke der Datenverarbeitung,
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung,
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten (z.B. Versandunternehmen),
- Dauer der Datenspeicherung,
- Betroffenenrechte (z.B. Auskunftsrecht, Recht auf Löschung, Widerspruchsrecht, Beschwerderecht)
3. Datenminimierung und Zweckbindung
Das Prinzip der Datenminimierung verlangt, dass nur die Daten erhoben werden, die für die Durchführung des Gewinnspiels unbedingt erforderlich sind. Es sollten keine unnötigen Daten abgefragt werden (z.B. kein Geburtsdatum, wenn es für die Teilnahme keine Rolle spielt). Zudem dürfen die Daten nur für den angegebenen Zweck (Durchführung des Gewinnspiels) genutzt werden und müssen nach Ende des Gewinnspiels gelöscht oder anonymisiert werden, es sei denn, es besteht eine anderweitige Einwilligung.
4. Veröffentlichung von Namen der GewinnerInnen
Es ist mitunter üblich, die GewinnerInnen öffentlich bekannt zu machen. Als verantwortliches Unternehmen gilt es hier zu beachten, ob in den Teilnahmebedingungen ausdrücklich eine Namensnennung vorgesehen war oder ob ggf. eine ausdrückliche Zustimmung der GewinnerInnen vorliegt.
5. Weitergabe an Dritte und internationale Datenübermittlungen
Falls Daten an Dritte weitergegeben werden (z.B. an Sponsoren des Gewinnspiels oder Versanddienstleister), müssen die Teilnehmer darüber informiert werden. Eine solche Weitergabe darf nur erfolgen, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht (z.B. Einwilligung) und wenn der Empfänger angemessene Datenschutzmaßnahmen gewährleistet.
Falls Daten in ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden sollen, muss zusätzlich sichergestellt sein, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission).
Fazit
Jedes Gewinnspiel ist hinsichtlich Art der Ansprache, Durchführung und Reichweite anders gelagert. Am Ende muss auch Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzt werden. Wir helfen den Kollegen aus dem Marketing gern dabei, aber bitte spätestens einen Monat vor dem 1. Dezember, lange bevor „das erste Lichtlein brennt“.
