Anforderungen an den Entlastungsbeschluss bei der GmbH

Der Entlastungsbeschluss der Geschäftsführung einer GmbH sollte regelmäßig einer der wesentlichen Punkte der jährlichen Gesellschafterversammlung sein. Der Beschluss – sofern keine Verweigerung vorliegt – führt zur Präklusion. Das bedeutet, dass grundsätzlich keine Schadenersatzansprüche mehr gegen den Geschäftsführer geltend gemacht werden können.

Grundlagen zum Entlastungsbeschluss

Mit dem Entlastungsbeschluss billigen die Gesellschafter die Amtsführung der Geschäftsführung für die vergangene Entlastungsperiode. Sie sprechen der Geschäftsführung  zudem ihr Vertrauen für die kommende Geschäftsführungsperiode aus. Letzteres gilt selbstverständlich nicht, wenn der Entlastungsbeschluss mit gleichzeitiger Abberufung der Geschäftsführung ergeht.

Bevor der Entlastungsbeschluss gefasst wurde, haben die Gesellschafter grundsätzlich keine Möglichkeit, die bestehende Geschäftsführung umfassend zu prüfen. Die Prüfung beschränkt sich insoweit auf die bestimmten Vorlagen und Berichte. Dementsprechend gilt die Präklusionswirkung nur bezüglich solcher Ersatzansprüche und Kündigungsgründe, die auf Tatsachen beruhen, welche im Rahmen der Prüfung erkennbar waren. Diese Tatsachen ergeben sich in der Regel aus der Rechenschaftslegung der Geschäftsführung samt aller vorgelegter Unterlagen oder möglicherweise auf privatem Wege. Dabei spielt die Quelle der Informationen keine Rolle. Entscheidend ist hingegen, dass alle Gesellschafter positive Kenntnis von den Tatsachen haben.

Wann sind Tatsachen erkennbar?

Als erkennbar gelten Tatsachen dann, wenn sich für die Gesellschafter aus den gelieferten Informationen konkrete Anhaltspunkte dafür ergeben haben, weitere oberflächliche Nachforschungen anzustellen oder ihr Informationsrecht nach § 51a GmbHG auszuüben und sie hierdurch zur Tatsachenkenntnis hätten kommen können.

Nicht erkennbar sind Tatsachen dann, wenn sich aus den Vorlagen der Geschäftsführung keine oder nur unvollständige Anhaltspunkte ergeben, sodass die Gesellschafter die Tragweite ihrer Entscheidung nicht überblicken können. Gleiches gilt für gezielt verheimlichte Tatsachen.

Wer muss die Erkennbarkeit im Falle eines Prozesses beweisen?

Die Präklusionswirkung begünstigt die Geschäftsführung in einem Haftungsfall. Deshalb obliegt es ihr, den Beweis zu führen, dass alle Gesellschafter Kenntnis von den Tatsachen hatten oder die Umstände für die Erkennbarkeit vorlagen. Dieser Grundsatz gilt aber nur eingeschränkt, da die volle Darlegungslast der Geschäftsführung oft nicht zuzumuten ist. Vielmehr wird insofern (nur) verlangt, dass die Geschäftsführung diejenigen äußeren Umstände vorträgt, aus denen Rückschlüsse auf den zu beweisenden inneren Vorgang, also die Tatsachenkenntnis der Gesellschafter, gezogen werden können. Kommt die Geschäftsführung dem nach, so trifft die Gesellschafter die sekundäre Darlegungslast. Sofern dieser wiederum ausreichend nachgekommen wird, wandert der Spielball (in diesem Fall dann die konkrete Beweislast) wieder zur Geschäftsführung.

Die Erkennbarkeit an sich ist hingegen eigentlich keine Tatsache (und deshalb nicht dem Beweis zugänglich, sondern nur die Umstände die Rückschlüsse auf die Erkennbarkeit zulassen), sondern eine rechtliche Wertung. Wann die Erkennbarkeit vorliegt, ist stets vom Einzelfall abhängig. Folgend aufgelistet sind Beispiele, in denen die Rechtsprechung eine Erkennbarkeit angenommen hat.

– Bei Jahresabschlüssen:

• offen ausgewiesenes überhöhtes Gehalt des Geschäftsführers,
• nach Reisekosten, Geschenken und Bewirtungskosten aufgeschlüsselte unzulässige Spesenabrechnungen,
• unterlassene Mieterhöhung.

– Bei Gehaltsabrechnungen:

• unzulässige Provisionen und Boni

Bei den nun folgenden Fällen hat die Rechtsprechung eine Erkennbarkeit bei Nachforschung auf Anlass angenommen.

– Bei Jahresabschlüssen:

• zu leistende Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen für einen angestellten Hausmeister, dessen monatliche Vergütung mit der von ihm zu zahlenden Miete verrechnet wurde

– Sonstige Dokumente:

• unter Verstoß gegen eine Geschäftsführungsrichtlinie abgegebene Garantieerklärung, die aus einem Schreiben der Gläubiger hervorging, das auf der Gesellschafterversammlung referiert und erörtert wurde und dem Protokoll beilag

– Vorherige anderweitige Tätigkeit für die Gesellschaft:

• Kosten der Neuerstellung fehlerhafter Bilanzen

Keine Erkennbarkeit hat die Rechtsprechung in diesen Fällen angenommen:

– Bei Buchhaltungsvorgängen, die nicht in der Buchhaltung dokumentiert sind:

• Ausbuchung einer Forderung der Gesellschaft auf Rückzahlung einer Mietkaution ohne Verbuchung des Zahlungseingangs
• Gutschrift eines Beitrags in den Gesellschaftsbüchern gegen Abtretung von Konkursforderungen gegenüber der Gesellschaft wegen Aufwendungen für einen Firmenwagen
• Übertragung von Leasingverträgen für Fahrzeuge ohne zumindest anteilige Berücksichtigung der bereits geleisteten Mietsonderzahlungen