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Anforderung von Belegen: Was darf das Finanzamt?

Fordern Finanzbehörden steuerrelevante Unterlagen nach § 97 der Abgabenordnung von den Steuerpflichtigen an, müssen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Das hat der Bundesfinanzhof kürzlich in seinem Urteil vom 13. August 2024 (IX R 6/23) klargestellt.

Hintergrund: DSGVO

Die Klägerin gab in ihrer Einkommensteuererklärung Einkünfte aus der Vermietung und Verpachtung diverser Immobilien an. Daraufhin verlangte das Finanzamt Kopien der aktuellen Mietverträge, der Nebenkostenabrechnungen sowie der Nachweise über Erhaltungsaufwendungen von ihr. Die Klägerin kam der Forderung des Finanzamts nicht nach. Sie verweigerte die Vorlage der angeforderten Unterlagen mit der Begründung, dass sie die Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen nicht ohne Einwilligung der Mieter an das Finanzamt weiterleiten könne. Ihrer Ansicht nach würde das gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstoßen. Sie reichte daher lediglich eine selbst angefertigte Aufstellung der Mieteinnahmen und Nebenkosten ein.

Diese selbst angefertigten Aufstellungen der Steuerpflichtigen reichten dem Finanzamt jedoch nicht aus: Mit einem weiteren Schreiben verwies es die Steuerpflichtige auf ihre Mitwirkungspflichten bei der Bearbeitung der Steuererklärung nach den Paragrafen 90, 93 und 97 der Abgabenordnung (AO). Dagegen legte die Klägerin erfolglos Einspruch ein. Der Bundesfinanzhof (BFH) gab dem Finanzamt nun recht (IX R 6/23).

So sieht es der BFH

Das Finanzamt darf die Vorlage der Mietverträge von der Klägerin fordern, solange es die Vorgaben der DSGVO einhält. Diese Mitwirkungspflichten regelt AO (Paragraf 97 Abs. 1, S. 1 AO). Steuerpflichtige wie die Vermieterin sind demnach dazu verpflichtet, dem Finanzamt die Unterlagen vorzulegen, wenn es diese fordert. Die Entscheidung darüber, welche Unterlagen für die Bearbeitung der jeweiligen Steuererklärung oder des jeweiligen steuerlichen Sachverhalts notwendig sind, liegt bei der Verwaltung. Im vorliegenden Fall konnten die selbst angefertigten Aufstellungen der Klägerin die Vorlage der Mietverträge nicht ersetzen.

Der BFH hielt die Zustimmung der Mieter zur Weitergabe der Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen als nicht notwendig. Die Übersendung der Mieterverträge an das Finanzamt verstoße nicht gegen die Regelungen der DSGVO.

Als weitere Begründung nannte der BFH, dass das Finanzamt Dritte erst dann hinzuziehen könne, wenn der Steuerpflichtige selbst keine Auskunft geben kann. Im verhandelten Fall dürfte das Finanzamt also die Mieterinnen und Mieter erst dann kontaktieren, wenn die Vermieterin als Steuerpflichtige nicht alle benötigten Angaben machen kann.

„Geben Steuerpflichtige das erste Mal eine Steuererklärung mit einer Anlage V ab, dann fordert das Finanzamt regelmäßig die Mietverträge an“, sagt Ecovis-Steuerberater Axel Beck in Schwerin. „So will das Finanzamt sichergehen, dass es Fälle, in denen eine Wohnung beispielsweise verbilligt überlassen wird, nicht übersieht“, so der.

Mit einer Kaufpreisaufteilung von Grund und Boden und Gebäuden Steuern sparen

Die deutschen Immobilienpreise sinken weiter. Sollten nun auch die Bauzinsen fallen, könnte es wieder vermehrt zum Kauf einer Wohnung oder eines Hauses mit anschließender Vermietung kommen. Dabei können Immobilienbesitzer Steuern sparen. Grundlage für die Besteuerung des Kaufpreises ist die vertragliche Aufteilung von Grund und Boden sowie von Gebäuden.  

Warum ist die Kaufpreisaufteilung notwendig?

Eine der ersten Hürden, vor der Käuferinnen und Käufer einer zu vermietenden Immobilie stehen, ist die Aufteilung des Kaufpreises auf Gebäude und Grundstück. Denn entsprechend dem Grundsatz der Einzelbewertung sind beim gleichzeitigen Erwerb mehrerer Wirtschaftsgüter die Anschaffungskosten für jedes einzelne Wirtschaftsgut zu ermitteln.

Aus steuerlicher Sicht hat die Aufteilung des Kaufpreises weitreichende Folgen: Während der Grund und Boden keiner Abnutzung unterliegt, können Käufer für Gebäude, Gebäudeteile oder Außenanlagen zur Erzielung von Einkünften Abschreibungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigen.

Daher kommen im Vorfeld eines Erwerbs einer Immobilie folgende Fragen auf: Welcher Anteil des Kaufpreises fällt auf das Gebäude, welcher auf Grund und Boden? Lässt sich dies vertraglich vereinbaren?

Steuertipp: Kaufpreisaufteilung im Kaufvertrag

Die Höhe der Aufteilung des Kaufpreises für Grund und Boden und Gebäude sollten Immobilienerwerber bereits im Kaufvertrag festhalten. Diese Aufteilung der einzelnen Wirtschaftsgüter ist grundsätzlich die Grundlage der Besteuerung (Finanzgericht München, Urteil vom 10. April 2024, 12 K 861/19).

Ist keine vertragliche Kaufpreisaufteilung im Kaufvertrag festgelegt, wendet die Finanzverwaltung ihre Arbeitshilfe zur Aufteilung eines Gesamtkaufpreises an. Diese Arbeitshilfe ermöglicht es dabei, in einem typisierten Verfahren entweder die Kaufpreisaufteilung selbst vorzunehmen oder die Plausibilität einer vorliegenden Kaufpreisaufteilung in Verträgen oder von Gutachtern zu prüfen.

Laut Finanzgericht (FG) München, kann die Finanzverwaltung nur in Ausnahmefällen von dieser Aufteilung im Kaufvertrag abweichen. Zum Beispiel, wenn die Aufteilung nicht den wirtschaftlichen Gegebenheiten entspricht und wirtschaftlich nicht haltbar erscheint. Nennenswerte Zweifel an der Kaufpreisaufteilung liegen nach Ansicht des FG München nicht vor, wenn die sich aus dem vertraglich vereinbarten Verteilungsmaßstab ergebenen Werte um weniger als zehn Prozent von einer gutachterlichen Wertermittlung abweichen. Entsprechende Abweichungen können demnach als natürliche Marktspanne im Rahmen von Kaufpreisverhandlungen zwischen den Parteien auftreten.

Mit einem Gutachten über die Restnutzungsdauer Steuern sparen

Mit einem Gutachten eines öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen lässt sich nicht nur der Wert von Grund und Boden und Gebäude, sondern auch die Restnutzungsdauer eines Gebäudes bestimmen. „Das kann den AfA-Satz und folglich die Betriebsausgaben oder Werbungskosten erhöhen, da das Gutachten von der gesetzlich festgeschriebenen Nutzungsdauer von Gebäuden abweicht“, weiß Kristina Hildebrandt, Steuerberaterin bei Ecovis in Göttingen.

Richtsatzsammlung 2023: Mehr Sicherheit für Gewerbetreibende bei anstehenden Betriebsprüfungen?

Im September 2024 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die jährlich erscheinende Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2023. Anhand der durchschnittlichen Unternehmenskennzahlen können Betriebsprüfer Unternehmenswerte vergleichen. Aber auch Betriebe profitieren von der Richtsatzsammlung. Warum das so ist, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Anja Lamm in Güstrow.

Wozu dient die Richtsatzsammlung?

Die Finanzverwaltung nutzt die Aufstellung von Durchschnittswerten als Hilfsmittel zur Verprobung und Schätzung von Umsätzen und Gewinnen von Gewerbetreibenden. Insbesondere für Steuerprüfungen und Schätzungen, beispielsweise bei fehlenden oder unvollständigen Buchführungsunterlagen, zieht das Finanzamt die Richtsatzsammlung als Maßstab heran.

Die Richtsätze, die auf Betriebsergebnissen geprüfter Unternehmen basieren, sind Schätzwerte und dienen somit als Orientierungshilfe. Sie sind jedoch für die Buchführung nicht bindend. Die Durschnittsätze können auch von kleineren Betrieben und Einnahmenüberschussrechnern herangezogen werden, sind für Großbetriebe jedoch nicht verwendbar.

Inhalte der Richtsatzsammlung

Die Sammlung enthält repräsentative Richtwerte, aufgeteilt in Branche und Betriebsgröße. Gelistet sind unter anderem spezifische Anhaltspunkte für Gewinnspannen und Umsätze von Handwerks-, Gastronomie- und Einzelhandelsbetrieben.

Die Richtsätze unterscheiden sich unter anderem nach den Kriterien:

• Betriebsgrößenklassen,
• Anzahl der Beschäftigten,
• Verkaufsfläche sowie
• Betriebsart.

Auch regionale Unterschiede und Besonderheiten der einzelnen Branchen wie die Sitzplatzanzahl eines Friseursalons sind in der Richtsatzsammlung berücksichtigt.

Des Weiteren legt das BMF in der Richtsatzsammlung die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben, etwa für den Eigenverbrauch, fest. Zum Beispiel müssen Inhaber von Gastronomiebetrieben je nach Umsatz und Geschäftsart einen durchschnittlichen Sachentnahmewert von 2.500 bis 5.000 Euro pro Jahr ansetzen. Die Spanne für Pauschbeträge bei Einzelhändlern im Lebensmittelbereich liegt abhängig von Angebot und Lage bei 1.000 bis 3.000 Euro.

Nutzen der Richtsatzsammlung

Sowohl Betriebsprüfer als auch Steuerfachkräfte und Unternehmen profitieren von der Richtsatzsammlung, denn es hilft sowohl bei der buchhalterischen Beurteilung sowie der Standardisierung und Schätzung der steuerlichen Belastung von Betrieben vergleichbarer Größe und Branche. „Mithilfe der Richtwerte können Unternehmen abwägen, ob die ausgewiesenen Umsätze und Gewinne plausibel erscheinen“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Anja Lamm in Güstrow. „So geben sie den Buchhaltern mehr Sicherheit bei einer anstehenden Betriebsprüfung. Für detaillierte Werte in spezifischen Branchen lohnt sich deshalb ein Blick in die vollständige Sammlung“, empfiehlt die Ecovis-Expertin.

Die Richtsatzsammlung 2023 finden Sie auf der BMF-Seite.