Ecovis in Magdeburg

„US-eXit“: Das EU-US Data Privacy Framework ist gefallen

US-Präsident Trump beendete die gleichberechtigte Zusammenarbeit zwischen US-Unternehmen mit europäischen Unternehmen im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework. Dieses regelte den Schutz personenbezogener Daten beim Transfer zwischen EU und USA. Welche Konsequenzen das für deutsche Unternehmen haben könnte und was diese und die öffentliche Verwaltung tun sollten, erklärt Ecovis-Datenschutzexperte Karsten Neumann in Rostock.

USA als entscheidender IT-Dienstleister

Das transatlantische Datenabkommen, also das EU-US Data Privacy Framework (DPF), sollte eine stabile Grundlage für den Austausch personenbezogener Daten zwischen der EU und den USA schaffen. Für alle deutschen Unternehmen und Behörden sind IT-Dienstleister mit Hauptsitz in den USA ein wesentlicher Partner für die Verarbeitung von Informationen. Die europäischen Vertretungen der US-Unternehmen sind meist in Irland ansässig. Die Probleme dabei:

• Die USA haben unbeschränkte Zugriffsrechte auf alle personenbezogenen Daten aus Europa.
• Die irische Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist nicht in der Lage, die US-amerikanische Rechtslage zu ändern.

Folglich erfüllen die USA nicht das europäische Datenschutzrecht mit Anforderungen an die IT-Sicherheit der Unternehmen und Behörden. Damit hat das EU-US DPF der Europäischen Kommission keinen Bestand mehr.

Auswirkungen der amerikanischen Rechtslage auf deutsche Unternehmen und Behörden

Die USA sind nunmehr nach dem europäischen Datenschutzrecht als Drittland einzuordnen. Ein Unternehmen und seine Dienstleistung wären nur zulässig, wenn eine der Anforderungen aus den Artikeln 44 bis 49 der Datenschutz-Grundverordnung zutrifft. Unter diesen Voraussetzungen müssen viele deutsche beziehungsweise europäische Unternehmen bestehender Verträge mit US-Unternehmen neu verhandeln, um die zusätzlichen Risiken zu berücksichtigen. „Und das geht nur mit zusätzlichen Kosten“, weiß Karsten Neumann, „denn auch weiterhin bleibt jedes Unternehmen und jede Behörde in Europa verantwortlich für seine datenschutzrechtliche Verarbeitung personenbezogener Daten.“

Wie wird Europa reagieren?

Die EU will sich gesetzlich um eine Regulierung der Datenschutzeingriffe durch KI bemühen. Hierzu gibt es ein umfassendes Paket an gesetzgeberischen Initiativen, auf die die Mitgliedsstaaten reagieren müssen, etwa den Daten-Governance-Rechtsakt. Dieser wurde bereits 2022 verabschiedet. Zudem forderte die Kommission einen freien und sicheren Datenverkehr mit Drittländern, wobei allerdings Ausnahmen und Beschränkungen zur öffentlichen Sicherheit, zur öffentlichen Ordnung und zu anderen berechtigten Zielen des Gemeinwohls in der Union im Einklang mit internationalen Verpflichtungen, auch den Grundrechten, zu beachten sind. Die europäischen und deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden haben bereits die sich ergebenden Anforderungen für Unternehmen und Behörden erarbeitet und veröffentlicht. Zudem will die EU-Kommission jährlich eine Milliarde Euro aus ihren Programmen „Digitales Europa“ und „Horizont Europa“ in KI investieren.

Welche Optionen hat der deutsche Mittelstand?

Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, ob ihre Datentransfers den Anforderungen der DSGVO entsprechen und gegebenenfalls auf alternative Maßnahmen zurückgreifen, etwa Standardvertragsklauseln. Unternehmen und Behörden sollten zudem ihre Datenschutzhinweise anpassen und eine Datenschutzfolgenabschätzung bei der geplanten Nutzung von KI bei hohen Sicherheitsrisiken durchführen oder finanzieren können.

Die amerikanische Abschottung könnte allerdings auch positive Effekte nach sich ziehen. „Unternehmen, die in der Vergangenheit stark von den USA als Abnehmer abhängig waren, sollten prüfen, ob Märkte in anderen Teilen der Welt, die als Drittländer ein für Europa angemessenes Datenschutzniveau bieten, für ihre Zwecke alternative Absatzmöglichkeiten oder Dienstleistungen bieten können. Darüber hinaus können Kooperationen mit anderen Unternehmen eventuell Synergien schaffen und langfristig auch die eigene Wettbewerbsfähigkeit stärken“, rät Neumann.

Mut und Kommunikation als Schlüssel zur digitalen Transformation

Im Interview: Benjamin Schuster über Herausforderungen und Erfolge auf dem Weg zur Digitalisierung

„Digitalisierung? Das ist bei uns längst Alltag.“ Für Benjamin Schuster, Steuerberater und IT-Experte in der Ecovis-Kanzlei Dresden, ist der digitale Wandel längst keine Zukunftsvision mehr, sondern gelebte Realität. Doch das war nicht immer so. Vor gut zehn Jahren stand seine Kanzlei noch am Anfang eines umfassenden Transformationsprozesses – mit allen Herausforderungen, die eine solche Umstellung mit sich bringt. Heute gilt die Dresdner Niederlassung im Ecovis-Netzwerk als Vorbild, wenn es um digitale Prozesse und innovative Lösungen geht.

Im Interview erzählt Schuster, wie sein Team diesen Weg gemeistert hat, welche Hürden sie überwinden mussten und warum die Digitalisierung nicht nur interne Abläufe verändert, sondern auch die Zusammenarbeit mit Mandanten auf ein neues Level hebt.

Wie sieht der tägliche Arbeitsablauf in einer digitalisierten Kanzlei wie Ihrer aus?

Benjamin Schuster: Auch bei uns begegnet Ihnen ab und zu noch Papier. Unser Ziel ist jedoch nicht eine hundertprozentige Digitalisierung, sondern vielmehr die Integration digitaler Prozesse dort, wo sie für Mandanten und interne Abläufe sinnvoll sind. Zum Beispiel haben wir den Postausgang sowie die Dokumentenprüfung weitgehend digitalisiert. Früher mussten Dokumente ausgedruckt und manuell unterschrieben werden. Heute nutzen wir digitale Signaturen, was den Prozess deutlich beschleunigt.

Wie verlief der Weg zur Digitalisierung? Gab es anfangs Widerstände, und wie wurden diese überwunden?

Schuster: Digitalisierung erfordert Geduld und Zeit, wenn man sie gründlich umsetzen möchte. Wir haben vor etwa zehn Jahren damit begonnen und uns auf eine klare Strategie und gute Kommunikation konzentriert. Die Leitung hat die Vision früh klar kommuniziert und die gesamte Kanzlei auf dem Weg dorthin mitgenommen. Von Anfang an war es von entscheidender Bedeutung, dass alle den Wandel verstehen und so ihren Beitrag dazu leisten können. Natürlich gab es anfängliche Vorbehalte nach dem Motto: „Das haben wir aber schon immer so gemacht.“ Doch durch offene Gespräche und transparente Kommunikation konnte die Kanzleileitung diese Zweifel überwinden und das gesamte Team auf die Digitalisierung einstimmen. Heute möchte niemand mehr zu den alten Papierprozessen zurück.

Welche Vorteile sehen Sie in der digitalen Arbeitsweise?

Schuster: Die direkte Kosteneinsparung ist nicht von Anfang an sichtbar, da die Umstellung und die Anschaffung neuer Tools zunächst Investitionen erfordern. Der Zeitgewinn und die Reduktion von Fehlern hingegen sind deutlich spürbar. Zu Beginn unserer Digitalisierungsphase haben wir noch 1,3 Millionen Seiten im Leasingzeitraum von vier Jahren gedruckt, inzwischen liegt der Verbrauch nur noch bei einem Bruchteil davon. Zudem bietet die Digitalisierung die Chance, Prozesse neu zu denken und effizienter zu gestalten.

Was waren die Schlüsselfaktoren für den Erfolg Ihrer Digitalisierung, und welche Hürden mussten Sie überwinden?

Schuster: Der Schlüssel zum Erfolg lag definitiv in der klaren und konsequenten Kommunikation durch die Kanzleileitung. Die Führung hat den Weg vorgegeben und das gesamte Team hinter sich vereint. Auch die Bereitschaft, einfach anzufangen, war essenziell. Je länger man wartet, desto mehr Hindernisse bauen sich auf, und der Einstieg wird schwerer. Unsere Empfehlung für andere Kanzleien lautet daher: Nicht lange zögern, sondern einfach loslegen und probieren! Digitalisierung ist ein Prozess, der von der Führung getragen und durch gute Vorbilder gelebt werden muss.

Haben Sie in während des Prozesses mit zentralen Abteilungen von Ecovis zusammengearbeitet?

Schuster: Die Kanzleientwicklung war eine große Hilfe für uns. Sie hat uns auf dem gesamten Weg zur Digitalisierung begleitet und steht mit Best-Practice-Ansätzen und Prozessen zur Seite, die bereits in anderen Kanzleien erfolgreich umgesetzt wurden. Sie sind für uns eine verlässliche Anlaufstelle und halfen bei Fragen, die während der Umstellung aufkamen. Dadurch konnten wir auf funktionierende Prozesse zurückgreifen, was unseren Umstieg enorm erleichtert hat. Das ist eine große Last, die von den Schultern fällt: Wir müssen nicht alles selbst erfinden, sondern können uns auf ein stabiles, funktionierendes Fundament stützen. Das erleichtert die Umsetzung und schafft Vertrauen.

Welche Tipps würden Sie anderen Kanzleien im Ecovis-Netzwerk geben, die noch am Anfang ihrer Digitalisierung stehen?

Schuster: Einfach anfangen und die Unterstützung der Kanzleientwicklung nutzen! Die Kanzleileitung sollte den Weg vorgeben und klar kommunizieren, damit das gesamte Team gemeinsam diesen Prozess gestalten kann. Digitalisierung bringt vielfältige Vorteile, und rückblickend wird jeder sagen: Der Aufwand lohnt sich! Es braucht jedoch Geduld und die Bereitschaft, das Mindset anzupassen – bei der Leitung ebenso wie bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.

Welche nächsten Schritte und digitalen Innovationen planen Sie in der Zukunft?

Schuster: Als DATEV-Pilotkanzlei probieren wir regelmäßig Neuerungen frühzeitig aus. Unser Ziel ist es, die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandanten weiter zu verbessern und immer mehr Prozesse durch digitale Workflows zu ergänzen. Wir sind noch nicht vollständig digital, aber der Prozess geht kontinuierlich weiter.

Nach Urteil des Bundesarbeitsgerichts: Keine Verdienstausfallentschädigung bei symptomfreier Absonderung

Arbeitgeber müssen für die Dauer einer behördlich angeordneten Quarantäne infolge eines positiven Corona-Tests einem Arbeitnehmer das geschuldete Arbeitsentgelt bezahlen, auch wenn er keine Symptome hat und keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegt. Eine Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz kommt daher nicht infrage. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Gunnar Roloff, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock, erklärt das Urteil.

Hintergrund

Unternehmen hatten während der Corona-Pandemie für ihre erkrankten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) beantragt. Die Bearbeitung der Anträge hatte sich dabei erheblich verzögert. „Nach unseren Erfahrungen wurden solche Entschädigungsanträge zuletzt abgelehnt“, sagt Gunnar Roloff, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock. Die ablehnenden Bescheide wurden damit begründet, dass das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil vom 20. März 2024 (5 AZR 234/23) entschieden habe, dass mit dem Corona-Virus infizierte Personen unabhängig vom Vorliegen von Symptomen und einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gegenüber ihrem Arbeitgeber haben.

Der Fall

Das BAG hatte über eine Fallkonstellation zu entscheiden, in der dem Arbeitnehmer aufgrund eines positiven Tests zunächst für vier Tage eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt wurde. Für diese Zeit hatte die Arbeitgeberin Entgeltfortzahlung geleistet. Infolge des positiven Tests wurde für den Arbeitnehmer jedoch für die Dauer von 14 Tagen Isolierung (Quarantäne) in häuslicher Umgebung angeordnet. Dort war es ihm unmöglich, die Arbeitsleistung zu erbringen. Eine Folge-Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde dem Arbeitnehmer mit der Begründung verweigert, dass das positive Testergebnis und die Quarantäneanordnung zum Nachweis der Arbeitsunfähigkeit ausreichen würden. Die Arbeitgeberin jedoch verweigerte die Zahlung des Arbeitsentgelts für den Zeitraum, für den zwar keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, aber die Quarantäneanordnung vorlag. Der Arbeitnehmer verklagte daher seine Arbeitgeberin auf Entgeltfortzahlung für diesen Zeitraum.

Die Entscheidung des BAG

Das BAG hat in seinem Urteil festgehalten, dass im Krankheitsfall das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) vorrangig ist, auch wenn Betroffene symptomfrei in Quarantäne gehen mussten. Eine Entschädigung nach dem IfSG ist nachrangig und tritt als Entschädigungsgrundlage zurück.

Das BAG ist der Auffassung, dass eine SARS-CoV-2-Infektion selbst bei einem symptomlosen Verlauf eine Krankheit ist (im Sinne von Paragraph 3 Abs. 1 EFZG). Diese führt zur Arbeitsunfähigkeit, wenn es dem Arbeitnehmer infolge einer behördlichen Absonderungsanordnung rechtlich unmöglich ist, die geschuldete Tätigkeit bei dem Arbeitgeber zu erbringen, und eine Arbeitsleistung in der häuslichen Umgebung nicht in Betracht kommt.

Was Arbeitgeber wissen sollten

Vor dem Hintergrund der Entscheidung des BAG verspricht eine Klage in dem Fall, dass die Absonderung aufgrund einer Infektion (mit dem Corona-Virus) erfolgt ist, keinen Erfolg. „Nach unserer Einschätzung ist die Rechtslage aber in den Fallkonstellationen anders zu beurteilen, in denen eine Quarantäne ohne Infektion mit dem Corona-Virus angeordnet wurde“, sagt Roloff. Bekanntlich wurden Quarantäneanordnungen auch gegenüber Personen verhängt, die selbst nicht mit dem Corona-Virus infiziert waren, jedoch mit einer Corona-positiven Person im Haushalt lebten. In dieser Fallkonstellation greift die Argumentation des BAG nicht. „Ohne Infektion mit dem Corona-Virus kann kein Krankheitsfall angenommen werden. Deshalb besteht auch kein Entgeltfortzahlungsanspruch, weshalb es einen Entschädigungsanspruch nach dem IfSG gibt“, erläutert Ecovis-Arbeitsrechtler Roloff.